Online-Meetings gehören zu unserem Alltag, und dafür zu sorgen, dass sie reibungslos ablaufen und zudem produktiv sind, kann eine echte Herausforderung sein. Daher finden Sie hier einige Tipps, die Ihnen helfen, ein Online-Meeting erfolgreich zu planen.
Doch vorher ein Blick auf die Technik
- Denken Sie daran, dass es entscheidend ist, die eingesetzte Technologie vor dem Meeting zu testen, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert und während der Sitzung keine technischen Probleme auftreten.
- Richten Sie eine Erinnerung ein, damit alle Teilnehmer rechtzeitig an die Teilnahme am Meeting denken.
- Gestalten Sie die Sitzung interaktiver, indem Sie auf dafür entwickelte Tools zurückgreifen. Beispielsweise kann eine Plattform für Online-Abstimmungen den Entscheidungsprozess beschleunigen und dynamischer gestalten.
Das Meeting selbst
- Nehmen Sie sich Zeit, um alles Notwendige vor dem Meeting sorgfältig zu planen und zu organisieren.
- Beginnen Sie zum geplanten Zeitpunkt, auch wenn noch nicht alle Teilnehmer anwesend sind, um die eingeplante Zeit einzuhalten und eine Verlängerung des Meetings zu vermeiden.
- Fördern Sie die Teilnahme der Teilnehmer durch Fragen, die den Dialog untereinander anregen.
- Verwenden Sie visuelle Hilfsmittel, die das Verständnis komplexer Themen erleichtern.
- Denken Sie daran, dass Sie nicht alles kontrollieren können, und seien Sie daher flexibel gegenüber unerwarteten Situationen, die während des Meetings auftreten können.
Nach Abschluss des Meetings
- Senden Sie allen Teilnehmern eine E-Mail oder einen Bericht, der die wichtigsten Punkte und die während des Meetings getroffenen Entscheidungen zusammenfasst.
- Notieren Sie das Feedback der Teilnehmer, um zukünftige Meetings zu verbessern. Wussten Sie, dass Sie hierfür auch eine Plattform für Online-Abstimmungen nutzen können?
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Durchführung eines Online-Meetings zwar kompliziert erscheinen mag, Sie mit den richtigen Tools und Vorgehensweisen jedoch den Erfolg sicherstellen können. Weitere Informationen dazu, wie Sie die Teilnahme fördern und den Entscheidungsprozess beschleunigen können, finden Sie auf Kuorum.org.
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