Hybride Versammlungen des Rates der Ärztekammern

Nahaufnahme einer medizinischen Fachkraft, die eine Maske und ein Kopftuch trägt, als Zeichen für die Teilnahme an den Hybridversammlungen des Allgemeinen Rates der Ärztekammern.

Höhere Legitimität für Berufsverbände

Der Allgemeine Rat der offiziellen Ärztekammern ist das Gremium, das die 52 Kammern des gesamten Landes auf nationaler und europäischer Ebene zusammenfasst und vertritt, insbesondere in Fragen, die die Berufsausübung betreffen.

Während der Pandemie wurde die Organisation digitaler Versammlungen zur Pflicht. Mit der Rückkehr zur Normalität setzte sich jedoch das hybride Format – online und vor Ort – durch. Die Vorteile dieses Formats liegen auf der Hand: Es ermöglicht eine größere Beteiligung und reduziert gleichzeitig den Aufwand für die Organisatoren. Die Legitimität der in der Versammlung getroffenen Entscheidungen ist nun unbestreitbar, und der Vorstand kann sich auf das Wesentliche konzentrieren, ohne zusätzliche Stunden für die Organisation der Veranstaltung mit umständlichen E-Mails aufwenden zu müssen.

Unser Kunde

Versammlungen ohne Komplikationen vorbereiten

Die Vorbereitung der Generalversammlung eines Berufsverbands bringt eine Vielzahl von Aufgaben mit sich: die Tagesordnung erstellen, die Teilnahme bestätigen lassen, Stellvertretungen und vorzeitige Stimmen verwalten, den Veranstaltungsraum vorbereiten, die Videokonferenz einrichten usw. Traditionell wurden all diese Aufgaben mit Papier, E-Mails und Excel-Dateien erledigt. Dabei gehen viele Informationen verloren, und die für die Organisation Verantwortlichen sind von kurzfristigen Änderungen schnell überfordert. Zudem handelt es sich beim Generalrat der offiziellen Ärztekammern bei den Teilnehmern der Versammlung um juristische Personen, sodass am Tag der Versammlung unterschiedliche Personen als Bevollmächtigte erscheinen können.

Dank Kuorum war der Kunde in der Lage, all diese Aufgaben zu digitalisieren und von einer einzigen Plattform aus zu verwalten. Das Teilnehmerverwaltungspanel ermöglicht es, zwischen natürlichen und juristischen Personen zu unterscheiden und jeder Organisation mehrere Bevollmächtigte zuzuordnen. So werden Fehler in den Anwesenheitslisten vermieden. Der Zugang zur Versammlung ist reibungsloser, und die Berechnung des Quorums erfolgt sofort, sodass die Versammlungen pünktlich beginnen können.

„Alle Aufgaben auf einer Plattform zu zentralisieren, hat eine große Erleichterung bedeutet“

Medizinisches Fachpersonal in grünem Kittel und Stethoskop nimmt an einer Online-Versammlung teil, bei der ein Laptop und ein Headset mit Mikrofon verwendet werden

Abstimmungen in Echtzeit und Live-Ergebnisse

Bei dieser Art von Veranstaltungen sind Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte entscheidend. Fehlt eine benutzerfreundliche Technologie für Menschen jeden Alters, kann dies zu sehr angespannten Momenten führen. Technologie allein löst diese Probleme jedoch nicht. Ebenso notwendig ist ein Implementierungsplan, um sowohl die Administratoren der Plattform als auch die Endnutzer zu schulen. Bei Kuorum organisieren wir seit 2013 Abstimmungsveranstaltungen mit rechtlicher Gültigkeit. Unser Team unterstützte die Organisation der Veranstaltungen des Kunden, bis dieser sich sicher fühlte, sie eigenständig durchzuführen.

Heute werden die Abstimmungen über die Tagesordnungspunkte in Rekordzeit durchgeführt, und die Zusammenführung der Ergebnisse aus der elektronischen Abstimmung und der Abstimmung vor Ort erfolgt sofort.

Protokolle und Ergebnisberichte

Die Arbeit endet nicht am Tag der Versammlung. Der Vorstand benötigt ein Protokoll zur Genehmigung zu Beginn der nächsten Sitzung sowie Berichte über das Quorum und die Abstimmungsergebnisse. Kuorum ermöglicht es, diese Dokumente mit nur einem Klick zu erstellen und geordnet auf derselben Plattform zu speichern. Ebenso kann einem Prüfer Zugriff gewährt werden, um den gesamten Ablauf der Veranstaltung im Falle einer Anfechtung zu überprüfen.

Wenn Sie Unterstützung bei der Organisation einer Versammlung oder einer Wahl benötigen, sei es persönlich, online oder in Form einer Mischform, wenden Sie sich an uns, und wir werden Ihren spezifischen Fall analysieren, um Ihnen die beste Lösung anzubieten.