Hybride Versammlungen des Council of Medical Colleges

Nahaufnahme einer medizinischen Fachkraft, die eine Maske und ein Kopftuch trägt, als Zeichen für die Teilnahme an den Hybridversammlungen des Allgemeinen Rates der Ärztekammern.

Größere Legitimität für Berufsverbände

Der Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos ist das Gremium, in dem die 52 Ärztekammern des Landes zusammengeschlossen sind und das sie sowohl auf nationaler als auch auf europäischer Ebene in Angelegenheiten vertritt, die die berufliche Praxis betreffen.

Während der Pandemie wurde die Organisation von Online-Versammlungen zur Pflicht. Doch mit der Rückkehr zur Normalität setzte sich das Hybridformat - online und persönlich - durch. Die Vorteile dieses Formats liegen auf der Hand, da es eine größere Beteiligung ermöglicht und gleichzeitig den Arbeitsaufwand für die Organisatoren verringert. Die Legitimität der auf der Versammlung gefassten Beschlüsse ist nun unbestritten. Und der Verwaltungsrat kann sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, ohne dass er zusätzliche Stunden damit verbringen muss, die Organisation der Veranstaltung mit umständlichen E-Mails zu verwalten.

Unser Kunde

Vorbereitungen für reibungslose Montagen

Die Vorbereitung der Generalversammlung eines Berufsverbands ist mit einer Vielzahl von Aufgaben verbunden: Erstellung der Tagesordnung, Einholung von Teilnahmebestätigungen, Verwaltung von Stimmrechtsvollmachten und Vorababstimmungen, Einrichtung des Veranstaltungsraums, Einrichtung der Videokonferenz und so weiter. Traditionell wurden all diese Aufgaben mit Hilfe von Papier, E-Mail und Excel-Dateien erledigt. Dabei gehen viele Informationen verloren, und der Organisator ist mit Änderungen in letzter Minute überfordert. Im Falle des Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos handelt es sich bei den Teilnehmern der Versammlung außerdem um juristische Personen. Am Tag der Versammlung können also verschiedene Personen als Bevollmächtigte anwesend sein.

Dank Kuorum war der Kunde in der Lage, all diese Aufgaben zu digitalisieren und von einer einzigen Plattform aus zu verwalten. Das Teilnehmerverwaltungspanel ermöglicht es, zwischen natürlichen und juristischen Personen zu unterscheiden und jeder Organisation mehr als einen Bevollmächtigten zuzuweisen. Dadurch werden Fehler in den Anwesenheitslisten vermieden. Der Zugang zur Veranstaltung ist reibungsloser und die Berechnung des Quorums erfolgt sofort, so dass die Versammlungen ohne Verzögerung beginnen können.

"Die Zentralisierung aller Aufgaben auf einer Plattform war eine große Erleichterung".

Medizinisches Fachpersonal in grünem Kittel und Stethoskop nimmt an einer Online-Versammlung teil, bei der ein Laptop und ein Headset mit Mikrofon verwendet werden

Live-Abstimmung und Ergebnisse in Echtzeit

Bei solchen Veranstaltungen ist die Abstimmung über Tagesordnungspunkte entscheidend. Wenn keine brauchbare Technologie für Menschen aller Altersgruppen zur Verfügung steht, kann dies zu sehr angespannten Momenten führen. Aber Technologie allein ist nicht die Lösung für diese Probleme. Es ist auch ein Umsetzungsplan erforderlich, um sowohl die Verwalter der Plattform als auch die Endnutzer zu schulen. Bei Kuorum organisieren wir seit 2013 rechtsgültige Abstimmungsveranstaltungen. Unser Team war an der Organisation der Veranstaltungen des Kunden beteiligt, bis der Kunde sich in der Lage fühlte, diese Veranstaltungen selbst durchzuführen.

Die Abstimmungen über Tagesordnungspunkte erfolgen jetzt in Rekordzeit. Und die Konsolidierung der Ergebnisse der telematischen und der Saalabstimmung erfolgt sofort.

Protokolle und Berichte über die Ergebnisse

Die Arbeit ist mit dem Tag der Versammlung nicht beendet. Der Verwaltungsrat benötigt Protokolle, die zu Beginn der nächsten Sitzung genehmigt werden müssen, sowie Berichte mit der Beschlussfähigkeit und den Abstimmungsergebnissen. Kuorum ermöglicht es, diese Dokumente mit einem Klick zu erstellen und geordnet auf derselben Plattform zu speichern. Es ist auch möglich, einem Rechnungsprüfer Zugang zu gewähren, damit er im Falle einer Anfechtung alles, was während der Veranstaltung passiert ist, überprüfen kann.

Wenn Sie Unterstützung bei der Organisation einer Versammlung oder einer Wahl benötigen, sei es persönlich, online oder in Form einer Mischform, wenden Sie sich an uns, und wir werden Ihren spezifischen Fall analysieren, um Ihnen die beste Lösung anzubieten.