Wie man Künstliche Intelligenz zur Erstellung von Protokollen nutzt

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Die Erstellung von Protokollen nach einer Sitzung kann eine komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein – und seien wir ehrlich: Zeit dafür hat kaum jemand. Zum Glück lässt sich dieser Prozess mithilfe von Künstlicher Intelligenz beschleunigen. Richtig eingesetzt, kann KI Notizen oder Audiotranskriptionen in wenigen Minuten in klar strukturierte Protokollentwürfe umwandeln. Im Folgenden zeigen wir, wie sich KI in den Arbeitsablauf nach einer Versammlung integrieren lässt, ohne die rechtliche Gültigkeit des Protokolls zu beeinträchtigen.

KI und Protokolle: Von der Transkription zum Entwurf

Zu wissen, was KI leisten kann und was nicht, ist entscheidend für den richtigen Umgang mit der Dokumentation einer Sitzung:

Was KI leisten KANN: Große Mengen an Informationen verarbeiten und strukturieren, Wortbeiträge zusammenfassen und die Formulierung überarbeiten, um ihr einen juristischeren oder geschäftlicheren Ton zu verleihen …
Was KI NICHT leisten kann: Den Sekretär ersetzen. Die rechtliche Verantwortung für die Prüfung und Überprüfung der während und nach der Sitzung erstellten Inhalte bleibt vollständig in menschlicher Hand.

KI erstellt nicht das endgültige Protokoll, sondern liefert einen hochwertigen ersten Entwurf, den der Sekretär anschließend abschließend prüfen und korrigieren kann.

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Schritt für Schritt: Leitfaden zur Protokollerstellung

Achten Sie auf den Datenschutz

Bevor Sie die Transkription in ein KI-Tool eingeben, stellen Sie sicher, dass dessen Nutzung den Datenschutzbestimmungen (DSGVO) entspricht. Wenn Sie eine cloudbasierte KI verwenden, ersetzen Sie sensible Daten durch generische Bezeichnungen (z. B. Mitglied 1, Vertreter A).

Organisieren Sie die Informationen, bevor Sie beginnen

Die KI benötigt einen klaren Kontext, um dir ein präzises Ergebnis liefern zu können. Wenn du die Schritte deiner Checkliste vor der Montage bereits befolgt hast, musst du nur noch zwei Punkte zusammenstellen:

Die Tagesordnung.
Die vom Sekretär während der Sitzung gemachten Notizen oder deren Transkription.

Formulieren Sie die Anweisungen für die KI

Das Ergebnis hängt davon ab, wie Sie die Anweisungen formulieren. Um zu vermeiden, dass die KI Informationen erfindet, geben Sie ihr eine klare Anweisung, in der Sie ihre Rolle, die gewünschte Struktur und die wesentlichen Angaben festlegen. Hier ist ein Beispiel für einen Prompt, den Sie verwenden können:

"Agieren Sie als Generalsekretär mit umfassender Expertise im Vereins- und Gesellschaftsrecht. Erstellen Sie auf Grundlage der beigefügten Notizen einen formellen Entwurf des Protokolls der Versammlung. Das Dokument muss folgende Punkte enthalten:

Formelle Kopfzeile (Datum, Uhrzeit, Ort und Art der Sitzung).
Feststellung der Anwesenheitsliste und Bildung des Präsidiums.
Ablauf Punkt für Punkt gemäß der Tagesordnung.
Eine übersichtliche Aufstellung der gefassten Beschlüsse und der Abstimmungsergebnisse (Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen).

Verwenden Sie eine formelle, neutrale Rechts- und Verwaltungssprache, die in der dritten Person verfasst ist."

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Was Sie vor der Unterzeichnung unbedingt überprüfen sollten

Denken Sie daran: Auch wenn der von der KI erstellte Entwurf perfekt erscheint, muss er stets manuell überprüft werden. Der Sekretär und der Vorsitzende müssen diese vier Punkte prüfen, bevor das Dokument als offiziell gilt:

Teilnehmerverzeichnis und Anwesenheit: Die endgültige Liste der anwesenden Personen bestätigen.
Abstimmungsergebnis: Überprüfen, dass die Anzahl der Ja-Stimmen, Nein-Stimmen und Enthaltungen übereinstimmt.
Ausdrückliche Anträge: Sicherstellen, dass die Wortmeldungen oder Anmerkungen, deren Aufnahme ein Mitglied ausdrücklich beantragt hat, im Protokoll festgehalten werden.
Formelle Unterschrift: Die Unterschrift des Vorsitzenden und des Protokollführers ist das einzige Element, das dem Protokoll Rechtsgültigkeit verleiht – eine grundlegende Voraussetzung, um beispielsweise die Gültigkeit von Online-Versammlungen zu gewährleisten. Die Unterschrift kann handschriftlich oder mittels digitaler Signatur erfolgen .

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Operative Effizienz mit rechtlicher Sorgfalt

Die Nutzung von KI zur Erstellung von Protokollen bedeutet nicht, die rechtliche Verantwortung abzugeben, sondern vielmehr, operative Zeit zu sparen. Dank der Schnelligkeit dieser Tools und der menschlichen Überprüfung kann das Sekretariat den Prozess beschleunigen, ohne dabei an rechtlicher Sorgfalt einzubüßen.

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