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Was sagt das Gesetz über Telematik-Tafeln?
Wenn Sie Präsident, Sekretär oder Leiter einer Vereinigung sind, haben Sie sich wahrscheinlich schon einmal gefragt: "Können wir unsere Sitzung per Videoanruf abhalten und trotzdem eine gültige Sitzung abhalten?
Die Antwort ist ja, aber es sind einige Regeln zu beachten.
Zunächst sollten Sie die Satzung Ihrer Vereinigung überprüfen. Wenn sie bereits die Möglichkeit virtueller oder hybrider Versammlungen vorsieht, großartig! Wenn nicht, sollten Sie sie aktualisieren, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Das Gesetz erlaubt telematische Sitzungen, sofern die Identität der Teilnehmer, ihr Rede- und Stimmrecht und die Vereinbarungen aufgezeichnet werden. Dies ist im Gesetz 5/2021 über Vereinigungen vorgesehen . Darüber hinaus ist es wichtig, die Datenschutz- und Cybersicherheitsvorschriften, wie die RGPD und die Empfehlungen der AEPD, einzuhalten.
Mit anderen Worten: Es ist möglich, aber es muss innerhalb bestimmter Kriterien geschehen.
Voraussetzungen für die Gültigkeit der Sitzung
Damit Ihr Telematic Meeting rechtsgültig ist, reicht es nicht aus, ein Zoom zu eröffnen. Hier sind die wichtigsten Punkte:
- Klare und rechtzeitige Ankündigung: Senden Sie die Einladung an alle Mitglieder unter Einhaltung der in der Satzung festgelegten Fristen. Geben Sie Datum, Uhrzeit, Tagesordnung und einen Link zur Sitzung an. Klarheit vermeidet Verwirrung und Verzögerungen.
- Jeder sollte sich beteiligen können: Stellen Sie sicher, dass jeder Partner eine Verbindung herstellen und sich ausdrücken kann. Dazu gehört auch technische Unterstützung, wenn jemand mit der Technologie nicht vertraut ist. Niemand sollte aufgrund mangelnder digitaler Fähigkeiten ausgeschlossen werden.
- Identifizierung und Registrierung der Teilnehmer: Wir müssen wissen, wer teilnimmt und wie er abstimmt. Dies wird durch Plattformen erreicht, die eine zuverlässige Identifizierung und eine sichere Aufzeichnung der Stimmen ermöglichen.
- Digitales Protokoll: Das Protokoll ist die "Urkunde" über das, was beschlossen wurde. Es sollte Vereinbarungen, Beschlussfähigkeit und Abstimmungen wiedergeben und sicher gespeichert werden, vorzugsweise mit einer elektronischen Signatur.
Wie kann eine sichere Online-Wahl gewährleistet werden?
Der heikelste Moment der Sitzung ist die Abstimmung. Damit sie sicher ist:
- Jede Abstimmung muss geheim und geschützt seinum Manipulationen zu vermeiden.
- Die Plattform sollte einen überprüfbaren Datensatz erstellen, um die Ergebnisse zu kontrollieren.
- Alle Mitglieder sollten abstimmen können, auch ältere oder digital weniger erfahrene Mitglieder.
Mit diesen Maßnahmen wird Ihre Stimme legal, sicher und zugänglich sein. Kuorum ist so konzipiert, dass niemand übergangen wird und jede Stimme zuverlässig ist.
Praktische Tipps für den richtigen Umgang
- Prüfen Sie Ihre Satzung: Vergewissern Sie sich, dass darin die Möglichkeit von Telematiksitzungen und Online-Abstimmungen erwähnt wird.
- Wählen Sie die richtige Plattform: Entscheiden Sie sich für eine sichere, einfach zu bedienende und von Menschen unterstützte Plattform, wie z. B. Kuorum. Keine technischen Komplikationen in letzter Minute.
- Kommunizieren Sie und begleiten Sie Ihre Partner: Erklären Sie, wie die Verbindung hergestellt wird, was sie erwartet und bieten Sie Hilfe an, wenn sie diese benötigen. Technologie sollte kein Hindernis sein.
- Dokumentieren Sie alles: Protokolle, Beschlussfähigkeit und Ergebnisse sind Ihre beste rechtliche Garantie.
Schlussfolgerung
Telematische Sitzungen sind zulässig, solange Sie die Regeln einhalten und sicherstellen, dass alle Mitglieder teilnehmen können. Neben der Rechtmäßigkeit ermöglichen sie sichere, zuverlässige und zugängliche Online-Abstimmungen, erleichtern die Teilnahme und sparen Zeit und Kosten.
Wenn Sie Versammlungen und Online-Abstimmungen ohne Komplikationen organisieren wollen, kontaktieren Sie Kuorum und finden Sie heraus, wie unsere Plattform Ihnen helfen kann, Ihre Versammlungen auf legale, umfassende und einfache Weise zu verwalten.
