Im Jahr 2020 zwang die Enge viele Unternehmen, sich auf telematische Aktionärsversammlungen und Online-Unternehmensversammlungen zu stürzen. Für die Investor-Relations-Verantwortlichen in großen Unternehmen bedeutete diese Umstellung in vielen Fällen Kopfzerbrechen und schlaflose Nächte. Die Technologie sollte jedoch den Unternehmen und ihren Aktionären Zeit, Geld und Mühe ersparen. Was sind also die Schlüssel zur Organisation einer reibungslosen telematischen Aktionärsversammlung? In dieser Publikation verraten wir Ihnen 7 Geheimnisse, die Ihnen das Leben leichter machen werden.
1. planen Sie Ihre Online-Hauptversammlung mit der Unterstützung von Fachleuten.
Hauptversammlungen sind komplexe Veranstaltungen, an denen viele Akteure beteiligt sind. Veranstaltungsorganisatoren, Videoproduzenten, Streaming-Unternehmen, Kommunikationsagenturen, Anwaltskanzleien, usw. Bislang war diese ganze Maschinerie für die Organisation von Präsenzversammlungen, bei denen die Teilnahme an Abstimmungen und Telematik ein fast anekdotisches Element war, sehr gut eingespielt.
Die Verantwortlichen dieser Veranstaltungen waren gezwungen, in kürzester Zeit Technologien für den Massengebrauch einzuführen und mussten Verfahren wie die Registrierung von Aktionären, die Stimmrechtsvertretung oder die Auszählung von Quoren anpassen. Dies zeigt, dass die Technologie allein nicht ausreicht, um unser Leben zu erleichtern. Wir brauchen ein neues professionelles Profil bei unseren Lieferanten, einen sicheren Anbieter von elektronischen Abstimmungsdiensten.
Wenn der Termin Ihrer nächsten Unternehmensveranstaltung näher rückt und Sie dies noch nicht getan haben, wenden Sie sich an einen erfahrenen E-Voting-Anbieter, der von Anfang an in die Organisation der Veranstaltung einbezogen werden kann. Ihr Organisator kennt vielleicht mehr als ein Unternehmen. Informieren Sie sich über die verschiedenen Möglichkeiten und finden Sie einen Partner, der nicht nur eine Plattform einrichtet, sondern auch an der Vorbereitung der Veranstaltung beteiligt ist.
2. eine Aufforderung zur Einreichung von Vorschlägen in Übereinstimmung mit dem Online-Kontext zu verfassen.
Einer der häufigsten Fehler besteht darin, zu glauben, dass eine Online-Veranstaltung die Merkmale einer persönlichen Veranstaltung nachbilden sollte, indem ein Computer dazwischengeschaltet wird. Wenn wir versuchen, auf diese Weise Verhaltensweisen aus der physischen in die digitale Welt zu übertragen, erzeugen wir nur Enttäuschung. Ich bin sicher, dass Sie dieses Gefühl während der Pandemie bei zahlreichen Gelegenheiten hatten.
Gestaltung eines digital "nativen" Events in einem so stark regulierten so regulierten wie Aktionärsversammlungen ist kompliziert, aber nicht unmöglich. Wir werden diese Idee intern im Unternehmen verkaufen müssen, aber die Ergebnisse werden für sich selbst sprechen. Durch eine geringfügige Anpassung einiger Aspekte des Wortlauts der Einberufung - ohne dass die Satzung geändert werden muss und unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften - können wir unseren Aktionären das Leben erleichtern und gleichzeitig den Stress in Schlüsselmomenten wie der Berechnung des Quorums oder der Präsentation der Ergebnisse verringern.
3. Sie verfügt über ein zentrales Aktionärsregister
Die Entgegennahme von Teilnahmekarten und Stimmrechtsvollmachten gehört zu den mühsamsten Aufgaben bei der Organisation von Hauptversammlungen. Und es wird noch komplizierter, wenn es verschiedene Kanäle für den Erhalt dieser Dokumente gibt oder wenn die Möglichkeit der Stimmrechtsvertretung mit Stimmanweisungen besteht. Hier sollte die Technologie unser Verbündeter werden und nicht nur ein weiterer Feind unter dem Kommando von Professor Chaos. Ein intuitiver digitaler Zählungsmanager, der es uns ermöglicht, die Informationen, die uns über verschiedene Kanäle erreichen, zu zentralisieren und uns bei Unstimmigkeiten zu informieren, ist unerlässlich.
Wenn Ihre Plattform für die elektronische Stimmabgabe die Online-Registrierung Ihrer Aktionäre ermöglicht, sind Sie bereits weit fortgeschritten. Sie könnten sogar den Wortlaut von Artikel 189 Absatz 3 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften nutzen, um Fernabstimmungen im Voraus zu sammeln, die bei der Berechnung des Quorums berücksichtigt werden.
4. Wendet weit verbreitete Technologiestandards an
Technologie ist kein Zweck, sondern ein Mittel, um unsere Ziele zu erreichen. Ihre Stakeholder haben ein sehr unterschiedliches Alter und einen sehr unterschiedlichen Bildungshintergrund. Aber sie alle nutzen täglich ihre E-Mails und Mobiltelefone. Und die große Mehrheit ist es gewohnt, Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom oder Jitsi zu nutzen. Warum sollte man ihnen das Leben schwer machen, indem man sie zwingt, eine neue Technologie zu erlernen? Erfinden Sie das Rad nicht neu. Stellen Sie sicher, dass Ihr Technologieanbieter - oder der Ihres Veranstaltungsorganisators - die Realität Ihrer Interessengruppen kennt und weit verbreitete Technologiestandards anwendet, ohne die Sicherheit bei der Identifizierung und dem Informationsmanagement zu opfern.
In diesem Zusammenhang definiert das IEEE (die weltweite Vereinigung von Ingenieuren, die sich der Standardisierung widmet) Interoperabilität als die Fähigkeit von zwei oder mehr Systemen, ohne Inkonsistenzen zusammenzuarbeiten. Vergewissern Sie sich, dass Ihr Technologieanbieter ein interoperables E-Voting-System verwendet, mit dem Sie Ihre Wähler gemäß der europäischen eID-Verordnung identifizieren können, unabhängig von dem von Ihnen verwendeten Videokonferenzsystem.
5. Bieten Sie Ihren Interessengruppen telefonische Unterstützung an
Ganz gleich, wie intuitiv Ihre Prozesse sind, es wird immer jemanden geben, der zusätzliche Unterstützung benötigt, um sie abzuschließen. Die Abteilungen für Investor Relations, Marketing und Kommunikation verwenden viel Mühe darauf, Stakeholder in Fans des Unternehmens zu verwandeln. Doch all diese Arbeit kann sich in Sekundenschnelle in Luft auflösen, wenn die Aktionäre bei der Anmeldung oder Teilnahme an unserer Online-Aktionärsversammlung frustriert sind. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einen Helpdesk für Aktionäre einzurichten, der alle Probleme vor und während der Versammlung lösen kann. Mit einem hochwertigen Technologieanbieter können Sie diesen Service auslagern, der sich an Ihre Markensprache anpasst und Ihren Aktionären die höchste Servicequalität bietet.
6. Achten Sie auf eine gute Zeitplanung für Ihr Telematic Meeting.
Wie wir bereits gesehen haben, sind eine Präsenzveranstaltung und eine Online-Veranstaltung, wie unsere Großeltern zu sagen pflegten, "wie ein Ei zur Kastanie". Bei der Präsenzveranstaltung sprechen Ihre Interessenvertreter in den Pausen miteinander. Vielleicht haben sie sogar einen Raum, in dem sie sich austauschen können, während sie ein Catering genießen. Bei der Online-Variante hingegen können sie sich überall aufhalten: zu Hause, auf der Straße oder sogar am Swimmingpool. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, den Zeitplan gut zu planen. Die Präsentationen müssen angepasst, die Frage- und Antwortzeiten gut geplant und die Zeiten für die Abstimmung und die Präsentation der Ergebnisse optimiert werden.
Auch hier machen viele den Fehler, dass sie versuchen, die Dinge weiterhin auf die alte Weise zu erledigen. Die Abstimmungszeiten werden entweder zu kurz angesetzt, so dass weniger qualifizierte Aktionäre zurückbleiben, oder sie sind extrem lang, da sie auf die endgültigen Ergebnisse warten. Eine wirksame Lösung besteht darin, die Abstimmungsergebnisse online in Echtzeit anzuzeigen, so dass der Schriftführer in wenigen Sekunden eine vorläufige Ablesung der Ergebnisse vornehmen und mit der Versammlung fortfahren kann. Auf diese Weise wird die Dynamik der Veranstaltung nicht unterbrochen und niemandem wird die Möglichkeit genommen, in seinem eigenen Tempo teilzunehmen.
7. Bewerten, bewerten und bewerten
Lord Kelvin, dem wir so viel verdanken, sagte: "Was nicht definiert ist, kann nicht gemessen werden. Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden. Was nicht verbessert wird, wird immer verschlechtert". Das Definieren, Messen und Verbessern ist eine Aufgabe, die nach dem Kater des Ereignisses oft vergessen wird. Es ist jedoch sehr wichtig, über Qualitätsindikatoren zu verfügen, die es uns ermöglichen, die Zufriedenheit der Teilnehmer mit der Organisation des Treffens zu messen. Wenn Ihre Versammlung telematisch ist, müssen Sie Indikatoren für die Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Technologie einführen. Ein Technologieanbieter, der sich auf die kontinuierliche Verbesserung konzentriert, kann Ihnen auch bei dieser Aufgabe helfen.
Wenn Sie Hilfe bei der Organisation einer Online-Hauptversammlung benötigen, die zu Ihrer Marke passt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und wir werden Ihren Fall unverbindlich prüfen.
.avif)
