Im Jahr 2020 zwang der Lockdown viele Unternehmen, Hauptversammlungen und Online-Gesellschafterversammlungen überstürzt digital abzuhalten. Für die Verantwortlichen für Investor Relations großer Unternehmen bedeutete diese Umstellung in vielen Fällen schlaflose Nächte und Kopfzerbrechen. Technologie. sollte jedoch Zeit, Geld und Aufwand für Unternehmen und ihre Aktionäre einsparen. Also, was sind die Schlüsselfaktoren für die reibungslose Organisation einer telematischen Hauptversammlung? In diesem Beitrag stellen wir dir 7 Tipps vor, die deinen Alltag deutlich erleichtern.
1. Plane deine telematische Hauptversammlung mit Unterstützung von Fachleuten
Hauptversammlungen sind komplexe Veranstaltungen, die viele Akteure einbeziehen: Eventmanager, Videoproduzenten, Streaming-Unternehmen, Kommunikationsagenturen, Anwaltskanzleien usw. Bisher war dieses Zusammenspiel gut auf die Organisation von Präsenzversammlungen abgestimmt, bei denen die telematische Teilnahme und Stimmabgabe fast nur eine nebensächliche Rolle spielte.
Die Verantwortlichen dieser Veranstaltungen waren gezwungen, in kürzester Zeit Technologien für den Massengebrauch einzuführen und mussten Verfahren wie die Registrierung von Aktionären, die Stimmrechtsvertretung oder die Auszählung von Quoren anpassen. Dies zeigt, dass die Technologie allein nicht ausreicht, um unser Leben zu erleichtern. Wir brauchen ein neues professionelles Profil bei unseren Lieferanten, einen sicheren Anbieter von elektronischen Abstimmungsdiensten.
Wenn das Datum deiner nächsten Hauptversammlung oder Gesellschaftssitzung näher rückt und du dies noch nicht getan hast, kontaktiere einen erfahrenen Anbieter für elektronische Abstimmungen, der sich von Anfang an in die Organisation der Veranstaltung einbringen kann. Möglicherweise kennt dein Veranstaltungsorganisator mehr als ein Unternehmen. Informiere dich gründlich über die verschiedenen Optionen und finde einen Partner, der nicht nur eine Plattform bereitstellt, sondern sich aktiv an der Vorbereitung der Veranstaltung beteiligt.
2. Formuliere eine Einladung, die zum Online-Kontext passt
Einer der häufigsten Fehler besteht darin zu glauben, dass eine Online-Veranstaltung einfach die Merkmale einer Präsenzveranstaltung übernehmen kann, nur indem ein Computer dazwischen geschaltet wird. Wenn man versucht, Verhaltensweisen aus der physischen Welt auf diese Weise ins Digitale zu übertragen, führt das meist nur zu Enttäuschung. Während der Pandemie hast du dieses Gefühl sicherlich oft erlebt.
Eine "native“ digitale Veranstaltung in einem so regulierten Kontext wie einer Hauptversammlung zu gestalten, ist kompliziert, aber nicht unmöglich. Wir müssen diese Idee intern im Unternehmen verkaufen, doch die Ergebnisse werden für sich sprechen. Wenn wir einige Aspekte der Einladung leicht anpassen - ohne die Satzung zu ändern und unter Einhaltung der geltenden Gesetzgebung - können wir unseren Aktionären das Leben erleichtern und gleichzeitig unseren Stress in kritischen Momenten wie der Berechnung des Quorums oder der Bekanntgabe der Ergebnisse reduzieren.
3. Verfüge über ein zentrales Aktionärsregister
Der Empfang von Anwesenheitskarten und Stimmrechtsübertragungen gehört zu den mühsamsten Aufgaben bei der Organisation einer Hauptversammlung. Die Situation wird noch komplizierter, wenn es verschiedene Kanäle für den Eingang dieser Dokumente gibt oder wenn die Möglichkeit der delegierten Stimmabgabe mit Weisung besteht. Genau hier sollte Technologie unser Verbündeter sein und nicht ein weiterer "Chaos-Professor“. Ein intuitives digitales Registerverwaltungssystem zu haben, das es ermöglicht, alle eingehenden Informationen zu zentralisieren und uns auf Unstimmigkeiten aufmerksam macht, ist unerlässlich.
Wenn deine elektronische Abstimmungsplattform die Online-Registrierung deiner Aktionäre ermöglicht, hast du schon viel erreicht. Du könntest sogar den Wortlaut von Artikel 189 Absatz 3 des Gesetzes über Kapitalgesellschaften nutzen, um vorab Fernstimmen zu sammeln, die bei der Berechnung des Quorums berücksichtigt werden.
4. Wende weit verbreitete technologische Standards an
Die Technologie ist kein Selbstzweck, sondern ein Mittel, um unsere Ziele zu erreichen. Deine Aktionäre haben sehr unterschiedliche Altersgruppen und Bildungsniveaus. Aber alle nutzen täglich ihre E-Mail und ihr Mobiltelefon. Eine große Mehrheit ist zudem an Videokonferenzsysteme wie Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom oder Jitsi gewöhnt. Warum ihnen das Leben erschweren, indem man sie zwingt, eine neue Technologie zu erlernen? Erfinde das Rad nicht neu. Stelle sicher, dass dein Technologieanbieter - oder der deines Eventorganisators - die Realität deiner Aktionäre kennt und verbreitete technologische Standards anwendet, ohne die Sicherheit bei Identifikation und Informationsmanagement zu opfern.
In diesem Zusammenhang definiert das IEEE (die weltweite Ingenieurvereinigung, die sich mit Normung beschäftigt) Interoperabilität als die Fähigkeit von zwei oder mehr Systemen, gemeinsam zu arbeiten, ohne Inkonsistenzen zu erzeugen. Stelle sicher, dass dein Technologieanbieter ein interoperables elektronisches Abstimmungssystem verwendet, das es dir ermöglicht, deine Wähler gemäß der Europäischen Verordnung über elektronische Identifizierung zu identifizieren, unabhängig davon, welches Videokonferenzsystem du nutzt.
5. Biete deinen Aktionären telefonischen Support an
Egal wie intuitiv deine Prozesse gestaltet sind, es wird immer jemanden geben, der zusätzliche Unterstützung benötigt, um sie abzuschließen. Die Abteilungen für Investor Relations, Marketing und Kommunikation investieren enorme Anstrengungen, um Stakeholder zu Fans des Unternehmens zu machen. Doch all diese Arbeit kann in Sekunden zunichtegemacht werden, wenn Aktionäre bei der Anmeldung oder Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung frustriert werden. Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, einen telefonischen Aktionärssupport anzubieten, über den jegliche Probleme vor und während der Versammlung gelöst werden können. Ein hochwertiger Technologieanbieter ermöglicht es, diesen Service auszulagern, passt sich deiner Markenstimme an und gewährleistet höchste Qualität im Service für deine Aktionäre.
6. Verwalte die Zeiten deiner virtuellen Hauptversammlung sorgfältig
Wie wir bereits gesehen haben, ähneln sich Präsenz- und Online-Veranstaltungen, wie unsere Großeltern sagten: "wie Ei und Kastanie“. Bei der Präsenzveranstaltung unterhalten sich die Aktionäre in den Pausen miteinander. Vielleicht gibt es sogar einen Bereich für Networking bei einem Catering-Service. Bei der Online-Version können sie sich hingegen überall befinden – zu Hause, auf der Straße oder sogar im Pool. Deshalb ist es besonders wichtig, die Zeiten gut zu managen. Präsentationen müssen angepasst, die Fragerunden sorgfältig geplant und die Abstimmungs- sowie Ergebnispräsentationszeiten optimiert werden.
Erneut machen viele den Fehler, zu versuchen, alles wie früher zu handhaben. Es werden Abstimmungszeiten festgelegt, die zu kurz sind - wodurch weniger versierte Aktionäre zurückbleiben – oder extrem lang - in Erwartung endgültiger Ergebnisse. Eine effektive Lösung besteht darin, die Ergebnisse der Online-Abstimmung in Echtzeit anzuzeigen, sodass der Sekretär innerhalb weniger Sekunden eine vorläufige Ergebnisübersicht erstellen und die Versammlung fortsetzen kann. Auf diese Weise wird der Ablauf der Veranstaltung nicht unterbrochen und niemand wird daran gehindert, in seinem eigenen Tempo teilzunehmen.
7. Bewerten, bewerten und nochmals bewerten
Lord Kelvin, dem wir so viel verdanken, sagte einmal: "Was nicht definiert wird, kann nicht gemessen werden. Was nicht gemessen wird, kann nicht verbessert werden. Was nicht verbessert wird, verschlechtert sich stets". Definieren, messen und verbessern ist eine Aufgabe, die nach der "Nachwehen“ eines Events oft in Vergessenheit gerät. Dennoch ist es sehr wichtig, Qualitätsindikatoren zu haben, die es uns ermöglichen, die Zufriedenheit der Aktionäre mit der Organisation der Hauptversammlung zu messen. Wenn deine Hauptversammlung telematisch durchgeführt wird, solltest du auch Indikatoren zur Benutzerfreundlichkeit der eingesetzten Technologie einführen. Ein technologischer Dienstleister, der auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist, kann dich bei dieser Aufgabe ebenfalls unterstützen.
Wenn du Hilfe benötigst, um eine Hauptversammlung online auf dem Niveau deiner Marke zu organisieren, kontaktiere uns und wir prüfen deinen Fall unverbindlich.
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