In den letzten Jahren haben viele Organisationen ihre Meetings und Abstimmungen online durchgeführt. Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams oder Webex bieten Funktionen für Umfragen und Abstimmungen, sodass sie auf den ersten Blick wie eine praktische Alternative für Fernabstimmungen erscheinen.
IBei Zoom kann der Organisator beispielsweise Multiple-Choice-Fragen erstellen und die Ergebnisse sofort teilen; in Microsoft Teams ermöglicht die Integration mit Forms schnelle Umfragen, um Meinungen einzuholen oder die Zufriedenheit der Teilnehmer zu bewerten. Solche Umfragen eignen sich hervorragend, um Meetings zu beleben oder Feedback zu sammeln, sind jedoch nicht für rechtlich verbindliche Verfahren gedacht, da sie weder die Identität der Abstimmenden noch die Integrität der Ergebnisse gewährleisten.
Die Nutzung von Zoom, Teams oder Webex für Wahlen oder formelle Versammlungen kann die Gültigkeit der Ergebnisse gefährden, was zu Anfechtungen führen und sogar wichtige Entscheidungen der Organisation ungültig machen kann. Lösungen wie Kuorum ermöglichen es dir, virtuelle Versammlungen deiner Organisation mit rechtlichen und technischen Garantien zu digitalisieren und improvisierte Lösungen zu vermeiden.
Warum Umfragen über Zoom, Teams oder Webex keine Gültigkeit des Votums garantieren
1. Sie erfüllen nicht die Vorschriften zur elektronischen Identifizierung
Internationale Vorschriften zur elektronischen Identifizierung (wie die eIDAS-Verordnung in Europa oder der ESIGN Act in den USA) schreiben vor, dass elektronische Identifizierungsverfahren Integrität, Nachvollziehbarkeit und Nichtabstreitbarkeit der Authentifizierung gewährleisten müssen. Zoom, Teams oder Webex verfügen nicht über Verifizierungsmechanismen, die diesen Vorschriften entsprechen. Jeder könnte über einen geteilten Link oder unter einem geänderten Namen zugreifen, was die Authentizität der Abstimmung gefährdet und verhindert, die Identität der Abstimmenden zu bestätigen oder sicherzustellen, dass jedes Mitglied nur einmal abstimmt.
Organisationen, die diese Videokonferenzsysteme für ihre Versammlungen nutzen und ihre Teilnehmer rechtlich korrekt identifizieren möchten, richten häufig einen Warteraum ein, in dem die Teilnehmer nacheinander ihren Ausweis vor die Kamera halten. Diese Lösung ist zwar sehr einfallsreich, aber wenig praktikabel und führt zu erheblichen Verzögerungen beim Beginn der Sitzungen.
2. Es gibt keine unveränderliche Nachweisführung
Damit eine Abstimmung rechtlich gültig ist, muss ein unveränderlicher Nachweis des gesamten Prozesses vorliegen: wer zugegriffen hat, wann, mit welcher Authentifizierungsmethode und welches Ergebnis erzielt wurde. Bei einem formellen Verfahren, wie einer Berufsvereinswahl, einer Versammlung oder einer Abstimmung über Statuten, ist dieser Nachweis unerlässlich.
Umfragen in Zoom oder Teams erzeugen keine Protokolle oder digital signierten Nachweise, sodass es im Falle einer Anfechtung unmöglich wäre, einem Gericht die Legitimität des Ergebnisses nachzuweisen.
3. Die Abstimmung ist nicht wirklich anonym
Ein weiterer häufiger Irrtum besteht darin zu glauben, dass "anonymisierte“ Umfragen dieser Tools das Stimmgeheimnis gewährleisten. Tatsächlich werden die Daten nur teilweise anonymisiert, sodass der Administrator sie nicht einsehen kann, sie aber keinen Schutz vor externen Prüfungen oder Zugriffen auf die Datenbanken bieten.
Das bedeutet, dass im Falle einer Prüfung ein Sachverständiger die Stimme jeder Person identifizieren könnte, wodurch das Prinzip der Anonymität verletzt würde, das in Wahlverfahren vorgeschrieben ist.
In Systemen, die gesetzeskonform entwickelt wurden, wie das von Kuorum, wird die Stimme mithilfe homomorpher Verschlüsselungverschlüsselt, sodass selbst der Prüfer den Inhalt nicht einsehen kann, gleichzeitig aber ein überprüfbares Protokoll geführt wird, das die Gültigkeit der Ergebnisse sicherstellt.
4. Berechnung des Quorums und der Berechtigungen
Bei rechtsverbindlichen Versammlungen ist es unerlässlich, zu überprüfen, wer anwesend ist und wer stimmberechtigt ist.
Weder Zoom noch Teams ermöglichen es, Mitgliederlisten zu verwalten, Anwesenheiten zu protokollieren oder das Quorum automatisch zu überprüfen. Dies erfordert manuelle Kontrollen, erhöht die Fehleranfälligkeit und erschwert die spätere Validierung des Protokolls.
5. Stimmrechtsvertretungen und Gewichtungen
Viele Berufsverbände und Vereine sehen in ihren Statuten Stimmrechtsvertretung oder Gewichtung je nach Kategorie er Wählenden vor (zum Beispiel ordentliche, Ehren- oder aktive Mitglieder).
Allgemeine Plattformen bieten keine Möglichkeit, diese Regeln automatisch anzuwenden. Das Ergebnis ist, dass jede Abstimmung mit Stimmrechtsvertretungen oder unterschiedlichen Gewichtungen außerhalb des Videocalls durchgeführt werden muss, wodurch der Prozess fragmentiert wird und an Kohärenz sowie rechtlicher Sicherheit verliert.
6. Automatische Protokolle und Zertifizierungen
Nach der Abstimmung ist es entscheidend, ein Dokument zu erstellen, das die Ergebnisse und den Ablauf der Sitzung bescheinigt. Dieses Protokoll sollte Angaben zur Einberufung, eine Teilnehmerliste, die gefassten Beschlüsse sowie die erforderlichen elektronischen Nachweise enthalten, um dessen Authentizität zu belegen.
Zoom oder Teams können weder Protokolle digital erstellen noch signieren oder Ergebnisse zeitlich stempeln, wodurch diese Dokumente vor Dritten keinen Beweiswert haben.
7. Benutzerfreundlichkeit bei hybriden Veranstaltungen
Auch wenn einige Organisationen ihre Versammlungen bereits vollständig online abhalten, liegt der Trend bei hybriden Veranstaltungen, bei denen ein Teil der Teilnehmer physisch im Sitzungssaal und ein anderer Teil remote teilnimmt. Bei solchen Events ist es nicht möglich, die Stimmen aller komfortabel zu konsolidieren. Tools wie Kuorum unterscheiden zwischen den Personen im Saal und denen zu Hause, um ihnen Abstimmungsabläufe mit oder ohne Video anzuzeigen. So ist es möglich, innerhalb weniger Sekunden abzustimmen und die Ergebnisse sofort auf dem Bildschirm zu sehen, unabhängig von der Teilnahmeform.
8. Nutzen in der Vorbereitungsphase der Versammlung
Die Registrierungs- und Anwesenheitsbestätigungsprozesse von Tools wie Zoom und Teams sind für Veranstaltungen ohne rechtliche Relevanz ausgelegt und können komplex werden, wenn es um die Organisation einer Versammlung mit Stimmrechtsvertretung oder vorab abgegebenen Stimmen geht. Kuorum bietet nicht nur während der Abstimmungen Mehrwert, sondern auch in der Phase der Einberufung, Anwesenheitsbestätigung und Stimmrechtsvertretung. Dank seines Mitgliederverwaltungs-Systems und des E-Mail-Versand-Engines ist es möglich, bequem natürliche Personen, juristische Personen mit einem oder mehreren Bevollmächtigten, Stimmrechtsvertretungen, Online- und Präsenzteilnahmen sowie die Aktualisierung von Mitgliederdaten zu verwalten. Außerdem verfügt es über Administrationsprofile mit unterschiedlichen Rollen, die die Teamarbeit der Organisatoren erleichtern.
Die sichere Alternative: spezialisierte Tools wie Kuorum
Diese Funktionen sind in allgemeinen Plattformen nicht verfügbar, aber in spezialisierten Tools wie Kuorum integriert. Für uns sollte Technologie ein Verbündeter von Transparenz und Sicherheit sein.
Deshalb haben wir bei Kuorum eine Plattform speziell entwickelt, damit Berufsverbände, Gewerkschaften, Vereine und Organisationen Abstimmungen und Versammlungen online mit voller rechtlicher Gültigkeit durchführen können.
Wir erfüllen die Vorschriften zur elektronischen Identifizierung in verschiedenen Ländern, gewährleisten die sichere Authentifizierung jedes Teilnehmers und nutzen homomorphe Verschlüsselung, um die Anonymität der Stimme zu schützen.
Unser Engagement für Sicherheit und Qualität wird durch anerkannte Zertifizierungen wie IISO-Zertifizierungen und das Nationale Sicherheitsprogramm (CCN-CERT), untermauert, was sicherstellt, dass unsere Prozesse und Systeme den höchsten internationalen Standards entsprechen.
Darüber hinaus ermöglicht Kuorum:
- Die Echtzeitkontrolle von Anwesenheit und Quorum.
- Stimmrechtsvertretungen und Gewichtungen automatisch verwalten.
- Zertifizierte und prüfbare Protokolle erstellen.
- Abstimmungen in Präsenz-, Hybrid- oder vollständig Online-Veranstaltungen integrieren.
Dank dieser Funktionen haben Entscheidungen, die in einer digitalen Umgebung getroffen werden, denselben rechtlichen Wert wie bei einer Präsenzveranstaltung. Und im Falle einer Anfechtung steht dir ein Team zur Seite, das bereits erfolgreich verschiedene rechtliche Verfahren durchlaufen hat.
Fazit: Digitalisieren ist kein Improvisieren
Eine Abstimmung über Zoom oder Teams mag praktisch erscheinen, gewährleistet jedoch weder die Rechtmäßigkeit noch die Transparenz des Prozesses. Wenn das Ziel darin besteht, die Abstimmungsprozesse deiner Organisation zu digitalisieren, liegt der Schlüssel darin, sichere, überprüfbare und speziell dafür entwickelte Tools zu verwenden.
Mit Kuorum kann deine Institution auf eine effizientere, moderne und vollständig gesetzeskonforme digitale Verwaltung umsteigen.
