Wie man eine hybride Versammlung organisiert

Bei Kuorum unterstützen wir seit über 10 Jahren Vereine, berufliche Verbände, Sportvereine, Genossenschaften und andere Organisationen dabei, hybride Versammlungen erfolgreich zu organisieren. Wir wissen, wie kompliziert die Durchführung solcher Veranstaltungen sein kann. Deshalb geben wir dir einige Tipps, die dir helfen, bessere Ergebnisse mit weniger Aufwand zu erzielen.

Entwickle einen klaren und einfachen Prozess

Die Kommunikation mit Ihren Versammlungsmitgliedern ist entscheidend. Viele von ihnen haben weder die Zeit noch die Motivation, alle Informationen über die Veranstaltung zu lesen. Daher ist es wichtig, die Informationen zu verdichten und die wichtigsten Punkte hervorzuheben: Datum und Ort der Versammlung sowie die jeweils relevanten Anweisungen.

Sie sollten lange E-Mails voller juristischer Fachbegriffe vermeiden. Überlassen Sie diese Details den beigefügten Dokumenten und erstellen Sie stattdessen kurze Nachrichten mit einer klaren Handlungsaufforderung. Am Anfang mag es kompliziert erscheinen, aber es wird einfacher, wenn Sie vor dem Schreiben eine einfache Skizze des gesamten Ablaufs bis zum Veranstaltungstag erstellen.

Obwohl viele unserer Kunden unterschiedliche Terminologien verwenden, umfasst der Prozess bei fast allen einige oder alle der folgenden Phasen: 

1. Erste Einladung: Ein häufiger Fehler ist, zu versuchen, alle Informationen bereits in der ersten Einladung zu geben. Zunächst müssen nur die Termine der nächsten Schritte sowie die notwendigen Informationen, um die Teilnahme zu bestätigen oder das Stimmrecht zu delegieren, erklärt werden.
2. Bestätigungsphase für die Teilnahme, Stimmrechtsdelegation und/oder Vorabstimmung: Der Schlüssel in dieser Phase liegt darin, über eine Technologie zu verfügen, die es ermöglicht, alle diese Informationen auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.
3. Erinnerung vor der Veranstaltung: Diese zweite Nachricht wird in den Tagen vor der Versammlung verschickt. Hier ist es sinnvoll, die Details zum Zugang zur Veranstaltung zu erläutern, sowohl für die Präsenz- als auch die Online-Teilnahme.
4. Zugangskontrolle: Dies kann einer der stressigsten Momente sein. Versuchen Sie, eine Technologie zu nutzen, die es ermöglicht, das Quorum, automatisch zu überwachen und die Aufgaben der Präsenzkontrolle an Ihr Team zu delegieren.
5. Beginn der Versammlung: Es ist sehr wichtig, die Wortmeldungen im Saal und in der Videokonferenz gut zu steuern. Die „Webinar“-Funktionen der gängigsten Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams, Chime…) ermöglichen eine optimale Kontrolle in diesen Situationen.
6. Abstimmungen: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete Abstimmungstool gut mit dem Videokonferenzsystem integriert ist und die Ergebnisse von Online- und Präsenzabstimmungen in Echtzeit automatisch zusammenführen kann.

Wählen Sie die passende Technologie aus

Eine der größten Herausforderungen bei der Organisation einer hybriden Versammlung besteht darin, die geeigneten Technologien für Online-Abstimmungs- und Videokonferenzen auszuwählen. Es gibt viele Optionen, jede mit ihren Vor- und Nachteilen. Folgende Faktoren sollten bei der Auswahl der passenden Technologien für eine hybride Versammlung berücksichtigt werden:

• Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten Technologien für Online-Abstimmungen und Videokonferenzen mit den Geräten und Plattformen der Teilnehmer kompatibel sind.
• Sicherheit: Wählen Sie Technologien, die hohe Sicherheitsmaßnahmen bieten, um die Integrität des Abstimmungsprozesses zu gewährleisten
• Benutzerfreundlichkeit: Die eingesetzten Technologien sollten für die Teilnehmer einfach zu bedienen sein, mit klaren Anweisungen und intuitiven Oberflächen.
• Skalierbarkeit: Wenn Sie eine große Anzahl von Teilnehmern für die hybride Versammlung erwarten, stellen Sie sicher, dass die Technologie die Last bewältigen kann und allen Teilnehmern eine reibungslose Erfahrung bietet.

Vor dem großen Tag testen und simulieren

Eine erfolgreiche hybride Versammlung improvisiert man nicht. Nachdem die Tools ausgewählt und die Abläufe festgelegt wurden, ist es entscheidend, vorher Tests durchzuführen:

• Simulieren Sie den gesamten Ablauf mit Teammitgliedern oder Personen außerhalb der Organisation.
• Überprüfen Sie, ob die Zugangslinks korrekt funktionieren.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mails im Posteingang ankommen und nicht im Spam-Ordner.
• Führen Sie Tests für Abstimmungen und Videokonferenzen durch, einschließlich der Öffnung der Wahlurnen und der Berechnung des Quorums.

Eine realistische Simulation hilft Ihnen, Fehler zu erkennen und den Veranstaltungstag ruhig und kontrolliert zu erleben.

Begleiten Sie die Teilnehmer mit einem guten Support

Während der Veranstaltung können Fragen oder Probleme auftreten, insbesondere bei den Online-Teilnehmern. Ein effektiver Support kann den Unterschied zwischen einer reibungslosen und einer frustrierenden Erfahrung ausmachen.

• Bereiten Sie in den vorherigen E-Mails einen Abschnitt mit häufig gestellten Fragen vor.
• Richten Sie einen aktiven Support-Kanal (Telefon, WhatsApp oder Chat) während der Versammlung ein.
• Stellen Sie gut koordinierte Unterstützer sowohl vor Ort als auch remote bereit.

Die Erfahrung der Wähler oder Versammlungsteilnehmer sollte reibungslos, inklusiv und problemlos sein.

Nach jeder Veranstaltung evaluieren und verbessern

Nachdem die Versammlung beendet ist, betrachten Sie den Prozess nicht als abgeschlossen. Führen Sie eine kurze Auswertung mit Ihrem Team durch und sammeln Sie, wenn möglich, Feedback von den Teilnehmern. Fragen Sie:

• Gab es eine Phase, die besonders verwirrend war?
• Funktionierten die Zugänge und Abstimmungen reibungslos?
• Wurden die geplanten Zeitvorgaben eingehalten?
• Was würden Sie für die nächste Versammlung verbessern?

Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, Ihre Abläufe kontinuierlich zu verbessern und interne Prozesse zu optimieren.

Organisieren Sie eine hybride Versammlung und benötigen Unterstützung? Kontaktieren Sie uns und schildern Sie uns unverbindlich Ihren Fall. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen