Wie organisiert man eine Hybridversammlung?

Kuorum unterstützt seit mehr als 10 Jahren Verbände, Berufsverbände, Sportvereine, Genossenschaften und andere Organisationen bei der Organisation von erfolgreichen Hybridversammlungen. Wir wissen, wie kompliziert es ist, diese Art von Veranstaltung zu organisieren. Deshalb geben wir Ihnen einige Tipps, die Ihnen helfen werden, mit weniger Aufwand bessere Ergebnisse zu erzielen.

Entwerfen Sie einen klaren und einfachen Prozess

Die Kommunikation mit Ihren Delegierten ist entscheidend. Viele von ihnen haben weder die Zeit noch die Motivation, alle Informationen über die Veranstaltung zu lesen. Daher ist es wichtig, dass Sie die wichtigsten Informationen zusammenfassen und hervorheben: Datum und Ort der Versammlung sowie jederzeit relevante Anweisungen.

Vermeiden Sie lange E-Mails voller juristischer Fachausdrücke. Sparen Sie sich all das für die Anhänge und verfassen Sie einfache Nachrichten mit einer klaren Aufforderung zum Handeln. Es mag auf den ersten Blick kompliziert erscheinen, aber es wird einfacher sein, wenn Sie den gesamten Ablauf bis zum Tag der Veranstaltung skizzieren, bevor Sie mit dem Verfassen beginnen.

Obwohl viele unserer Kunden unterschiedliche Terminologien verwenden, haben fast alle von ihnen einen Prozess, der aus einigen oder allen dieser Phasen besteht: 

1. Erstanruf: Ein häufiger Fehler besteht darin, zu versuchen, alle Informationen in einem Erstanruf zu geben. In dieser Phase müssen Sie nur die Daten der nächsten Phasen erklären und was notwendig ist, um die Teilnahme zu bestätigen oder Ihre Stimme zu delegieren.
2. Teilnahmebestätigung, Stimmrechtsvertretung und/oder vorzeitige Stimmabgabe: In dieser Phase kommt es darauf an, über eine Technologie zu verfügen, die es Ihnen ermöglicht, alle diese Informationen auf einer einzigen Plattform zu zentralisieren.
3. Erinnerung vor der Veranstaltung: Diese zweite Nachricht wird in den Tagen vor der Versammlung verschickt. Hier ist es am sinnvollsten, die Einzelheiten des Zugangs zur Veranstaltung zu erläutern, sowohl persönlich als auch online.
4. Zugangskontrolle: Dies kann einer der stressigsten Momente sein. Versuchen Sie, eine Technologie einzusetzen, die es Ihnen ermöglicht, die Beschlussfähigkeit automatisch zu kontrollieren und die Zugangskontrolle von Angesicht zu Angesicht an Ihr Team zu delegieren.
5. Beginn der Versammlung: Es ist sehr wichtig, die Rednerwechsel im Raum und in der Videokonferenz zu kontrollieren. Die "Webinar"-Optionen der gängigsten Videokonferenz-Tools (Zoom, Teams, Chime usw.) ermöglichen eine optimale Kontrolle dieser Situationen.
6. Abstimmung: Stellen Sie sicher, dass das von Ihnen verwendete Abstimmungstool gut in das Videokonferenzsystem integriert ist und eine automatische Konsolidierung der Online- und Vor-Ort-Ergebnisse in Echtzeit ermöglicht.

Wählen Sie die richtige Technologie

Eine der größten Herausforderungen bei der Organisation einer hybriden Versammlung ist die Wahl der richtigen Online-Abstimmungs- und Videokonferenztechnologie. Es stehen viele Optionen zur Auswahl, jede mit ihren eigenen Vor- und Nachteilen. Im Folgenden finden Sie einige Faktoren, die Sie bei der Auswahl der richtigen Technologien für eine hybride Versammlung berücksichtigen sollten:

• Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählten Online-Abstimmungs- und Videokonferenztechnologien mit den Geräten und Plattformen kompatibel sind, die Ihre Teilnehmer verwenden werden.
• Sicherheit: Wählen Sie Technologien, die hohe Sicherheitsvorkehrungen bieten, um die Integrität des Wahlvorgangs zu schützen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die von Ihnen eingesetzten Technologien sollten für die Teilnehmer leicht zu bedienen sein, mit klaren Anweisungen und einfachen Schnittstellen.
• Skalierbarkeit: Wenn Sie eine große Anzahl von Teilnehmern für die hybride Versammlung erwarten, stellen Sie sicher, dass das System in der Lage ist, die Last zu bewältigen und einen reibungslosen Ablauf für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

Testen und simulieren Sie vor dem großen Tag

Eine gute Hybridmontage lässt sich nicht improvisieren. Wenn die Werkzeuge ausgewählt und die Prozesse definiert sind, müssen sie unbedingt vorher getestet werden:

• Simuliert den gesamten Prozess mit Teammitgliedern oder Personen von außerhalb der Organisation.
• Überprüfen Sie, ob die Zugriffslinks ordnungsgemäß funktionieren.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mails im Posteingang und nicht im Spam landen.
• Testen Sie Abstimmungen und Videokonferenzen, einschließlich des Öffnens von Wahlurnen und der Berechnung des Quorums.

Eine realistische Simulation hilft Ihnen, Fehler zu erkennen und am Tag der Veranstaltung mit ruhigem Gewissen und unter Kontrolle zu sein.

Begleiten Sie die Teilnehmer mit guter Unterstützung

Während der Veranstaltung können Fragen oder Probleme auftauchen, insbesondere bei Online-Teilnehmern. Ein effektiver Support kann den Unterschied zwischen einem reibungslosen und einem frustrierenden Erlebnis ausmachen.

• Bereiten Sie einen FAQ-Abschnitt in früheren Mailings vor.
• Aktivieren Sie einen aktiven Support-Kanal (Telefon, WhatsApp oder Chat) während der Montage.
• Sie verfügt über gut koordinierte Mitarbeiter für den Vor-Ort- und Fernsupport.

Die Erfahrung des Wählers oder Versammlungsmitglieds sollte reibungslos, umfassend und reibungslos sein.

Nach jeder Veranstaltung auswerten und verbessern

Wenn die Versammlung vorbei ist, beenden Sie den Prozess nicht. Führen Sie eine kurze Bewertung mit Ihrem Team durch und holen Sie, wenn möglich, Feedback von den Teilnehmern ein. Stellen Sie eine Frage:

• Gab es besonders verwirrende Phasen?
• Haben der Zugang und die Abstimmung gut funktioniert?
• Wurden die vorgesehenen Zeiten eingehalten?
• Was würden Sie bei der nächsten Versammlung verbessern?

Diese Analyse ermöglicht es Ihnen, Ihre internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern und zu optimieren.

Organisieren Sie eine Hybridversammlung und brauchen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie uns und schildern Sie uns unverbindlich Ihren Fall. Wir sind hier, um Ihnen zu helfen.