Man sagt, dass der Schatzmeister der Hölle der Einzige ist, der die Unterwelt besser kennt als der Teufel selbst. Aber Spaß beiseite, die Realität ist, dass die Funktion des Schatzmeisters eine sehr hohe Dosis an Verantwortung und eher wenig Glamour hat. Es ist die Person, die die langfristige finanzielle Gesundheit und Nachhaltigkeit der Organisation sicherstellen muss - ob es sich nun um einen Berufsverband, einen Sportverein oder eine Stiftung handelt. Aber er oder sie ist auch oft derjenige, der die Rechnungen des gesamten Teams akribisch sortiert, wenn sie rechtzeitig angefordert wurden.
Wir bei Kuorum arbeiten seit Jahren eng mit Schatzmeistern aus allen möglichen Organisationen zusammen. Und dies sind die fünf realistischen Schlüssel, die wir von den Besten gelernt haben:
1. eine Kombination aus langfristiger Vision und sorgfältiger Überwachung
Wie in so vielen anderen Bereichen nehmen dringende alltägliche Aufgaben oft Zeit weg von dem, was wichtig ist. Eine klare Vision zu haben, erfordert ein gutes Verständnis des Kontextes. Instrumente wie die PEST-Analyse, die SWOT-Analyse oder ein einfacher Vergleich mit anderen ähnlichen Organisationen können bei der Entscheidungsfindung sehr hilfreich sein. Ein guter Schatzmeister überwacht nicht nur, was hereinkommt und was herausgeht: Er oder sie erkennt Muster, spürt Risiken auf und weiß, wie man die Zahlen als Geschichte liest.
Man muss kein Wirtschaftswissenschaftler sein, aber man sollte sich angewöhnen, sich diese Fragen zu stellen:
- Haben wir mehr Ausgaben als Einnahmen?
- Welche Zahlungen sind noch offen?
- Sind wir jetzt besser dran als vor sechs Monaten?
- Haben wir die Kapazität, die notwendigen strategischen Investitionen zu tätigen?
Kontrolle ohne Vision ist Buchhaltung. Vision ohne Kontrolle ist Risiko.
2. Nutzung digitaler Werkzeuge für eine agile und transparente Wirtschaftsführung.
Heutzutage ist es riskant und ineffizient, die Finanzverwaltung mit Excel oder auf Papier zu erledigen. Es gibt zahlreiche Tools für Schatzmeister von Vereinen und anderen Organisationen:
- GehaltenBuchhaltungsmanagement-Tool, mit dem Sie Einnahmen und Ausgaben abgleichen, Cashflows planen und die Berichterstattung automatisieren können.
- PleoPleo: Virtuelle Firmenkarten, mit denen die Nutzer ihre Ausgabenbelege mit einem einfachen Foto digitalisieren können.
- KuorumKuorum: Plattform, mit der Sie mühelos persönliche, virtuelle oder hybride Versammlungen organisieren können, so dass die Genehmigung von Budgets kein Hindernis darstellt.
- PayfitPayfit: Für die Automatisierung der Gehaltsabrechnung.
Der Einsatz der richtigen Technologie verbessert die Effizienz, reduziert Fehler und erhöht das Vertrauen von Partnern, Kontrolleuren oder Prüfern.
3. Klar kommunizieren und mit Selbstvertrauen Rechenschaft ablegen
Ein wesentlicher Teil der Aufgabe des Schatzmeisters besteht darin, die Konten zu erklären. Und nicht jeder hat einen finanziellen Hintergrund. Deshalb weiß ein effizienter Schatzmeister, wie er klar kommunizieren kann:
- Vorlage verständlicher Wirtschaftsberichte.
- Beantwortung von Fragen in Versammlungen oder Sitzungen, auch per Videokonferenz.
- Begründen Sie Abweichungen oder wirtschaftliche Entscheidungen mit Daten.
Es geht nicht nur darum, die Arbeit gut zu machen, sondern auch darum, zu wissen, wie man die Geschichte erzählt.
4. Antizipieren und Planen auf mittlere und lange Sicht.
Bei einer guten Finanzverwaltung geht es nicht nur um die Kontrolle der Gegenwart, sondern auch darum, die Zukunft vorauszusehen. Ein effizienter Schatzmeister:
- Entwickeln Sie realistische Budgets.
- Ermitteln Sie saisonale oder wiederkehrende Ausgaben.
- Sie sieht negative Szenarien vor (fehlende Quoten, weniger Subventionen usw.).
- Schlagen Sie Verbesserungen oder Anpassungen vor, bevor es zu spät ist.
Antizipation ist eine Möglichkeit, die Organisation zu schützen.
5. Transparentes, ethisches und verantwortungsbewusstes Handeln
Der Schatzmeister verwaltet das Geld, besitzt es aber nicht. Das Vertrauen, das die Organisation in diese Person setzt, erfordert ein vorbildliches Verhalten:
- Ethische Entscheidungen, auch wenn sie nicht immer populär sind.
- Einhaltung der gesetzlichen, steuerlichen und buchhalterischen Verpflichtungen.
- Maximale Transparenz: Eine hohe Beteiligung an den Versammlungen der Organisation ist ein gutes Zeichen für die demokratische Gesundheit der Organisation.
Ein effizienter Schatzmeister sorgt für innere Ruhe und Professionalität.
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