Man sagt, der Schatzmeister der Hölle kenne die Unterwelt besser als der Teufel selbst. Aber Spaß beiseite: Die Realität ist, dass die Funktion der Finanzverwaltung mit sehr hoher Verantwortung verbunden ist und eher wenig Glamour hat. Es ist die Person, die die finanzielle Gesundheit und Nachhaltigkeit der Organisation langfristig gewährleisten muss – sei es ein Berufsverband, ein Verein , ein Sportclub oder eine Stiftung Gleichzeitig ist sie oft diejenige, die akribisch alle Rechnungen des Teams sortiert, falls diese rechtzeitig angefordert wurden.n.
Bei Kuorum arbeiten wir seit Jahren Hand in Hand mit Schatzmeistern aller Arten von Organisationen. Und dies sind die fünf realistischen Schlüssel, die wir von den Besten gelernt haben:
1. eine Kombination aus langfristiger Vision und sorgfältiger Überwachung
Wie in so vielen anderen Bereichen nehmen dringende alltägliche Aufgaben oft Zeit weg von dem, was wichtig ist. Eine klare Vision zu haben, erfordert ein gutes Verständnis des Kontextes. Instrumente wie die PEST-Analyse, die SWOT-Analyse oder ein einfacher Vergleich mit anderen ähnlichen Organisationen können bei der Entscheidungsfindung sehr hilfreich sein. Ein guter Schatzmeister überwacht nicht nur, was hereinkommt und was herausgeht: Er oder sie erkennt Muster, spürt Risiken auf und weiß, wie man die Zahlen als Geschichte liest.
Man muss kein Wirtschaftswissenschaftler sein, aber man sollte sich angewöhnen, sich diese Fragen zu stellen:
- Haben wir mehr Ausgaben als Einnahmen?
- Welche Zahlungen sind noch offen?
- Sind wir jetzt besser dran als vor sechs Monaten?
- Haben wir die Kapazität, die notwendigen strategischen Investitionen zu tätigen?
Kontrolle ohne Vision ist Buchhaltung. Vision ohne Kontrolle ist Risiko.
2. Digitale Tools für eine agile und transparente Finanzverwaltung nutzen
Heutzutage ist es riskant und ineffizient, die Finanzverwaltung weiterhin mit Excel oder Papier zu führen. Es gibt zahlreiche Tools für Schatzmeister von Vereinen und anderen Organisationen:
- Holded: Buchhaltungs-Tool, das es ermöglicht, Einnahmen und Ausgaben abzugleichen, Cashflows zu planen und Berichte zu automatisieren.
- Pleo: Virtuelle Firmenkarten, mit denen Nutzer ihre Belege einfach per Foto digitalisieren können.
- Kuorum: Plattform, die es ermöglicht, Präsenz-, virtuelle oder hybride Versammlungen mühelos zu organisieren, sodass die Genehmigung von Budgets keine Hürde darstellt.
- Payfit: Für die Automatisierung der Gehaltsabrechnungen.
Die Nutzung der richtigen Technologie steigert die Effizienz, reduziert Fehler und erhöht das Vertrauen von Mitgliedern, Prüfern oder Auditoren.
3. Klar kommunizieren und vertrauensvoll Rechenschaft ablegen
Ein wesentlicher Teil der Arbeit des Schatzmeisters ist es, die Finanzen zu erklären. Und nicht jeder hat eine finanzielle Ausbildung. Deshalb weiß ein effizienter Schatzmeister, wie man klar kommuniziert:
- Wirtschaftsberichte verständlich präsentieren.
- Fragen in Versammlungen oder Meetings beantworten, auch über Videokonferenzen.
- Abweichungen oder finanzielle Entscheidungen mit Daten begründen.
Es geht nicht nur darum, die Arbeit gut zu machen, sondern auch darum, sie verständlich zu vermitteln.
4. Vorausschauend handeln und mittel- bis langfristig planen
Gute Finanzverwaltung bedeutet nicht nur, die Gegenwart zu kontrollieren, sondern auch die Zukunft vorherzusehen. Ein effizienter Schatzmeister:
- Realistische Budgets erstellen.
- Saisonale oder wiederkehrende Ausgaben identifizieren.
- Negative Szenarien vorhersehen (fehlende Beiträge, weniger Fördermittel usw.).
- Verbesserungen oder Anpassungen vorschlagen, bevor es zu spät ist.
Vorausschauendes Handeln ist eine Möglichkeit, die Organisation zu schützen.
5. Transparent, ethisch und verantwortungsvoll handeln
Der Schatzmeister verwaltet das Geld, aber es gehört ihm nicht. Das Vertrauen, das die Organisation in diese Person setzt, erfordert ein vorbildliches Verhalten:
- Ethische Entscheidungen treffen, auch wenn sie nicht immer populär sind.
- Einhaltung der gesetzlichen, steuerlichen und buchhalterischen Pflichten.
- Maximale Transparenz: Eine hohe Beteiligung an den Versammlungen der Organisation ist ein gutes Zeichen für die demokratische Gesundheit der Organisation.
Ein effizienter Schatzmeister vermittelt Ruhe und Professionalität.
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