Comment utiliser l’intelligence artificielle pour rédiger des procès-verbaux

‍

La rédaction d’un procès-verbal après une réunion peut être une tâche complexe et chronophage, alors que, soyons honnêtes, personne ne dispose de temps à perdre. Heureusement, il est possible d’accélérer ce processus grâce à l’intelligence artificielle. Utilisée correctement, l’IA peut transformer des notes prises à la volée ou des transcriptions audio en projets de procès-verbaux parfaitement structurés en quelques minutes. Voici comment intégrer l’IA à votre processus de travail après une assemblée tout en garantissant la validité du document.

IA et procès-verbaux: de la transcription au brouillon 

Comprendre ce que l’IA peut et ne peut pas faire est essentiel pour gérer correctement la documentation d’une réunion:

• Ce qu’elle PEUT faire : Traiter et organiser une grande quantité d’informations, synthétiser les interventions, corriger la rédaction pour lui donner un ton plus juridique ou institutionnel…
• Ce qu’elle NE PEUT PAS faire : Remplacer le Secrétaire. La responsabilité juridique de contrôler et de vérifier ce qui a été rédigé pendant et après la séance reste entièrement humaine.

L’IA ne produit pas le procès-verbal définitif, mais fournit un premier brouillon de qualité que le Secrétaire peut ensuite corriger et finaliser.

‍

Étape par étape: Guide de rédaction

1. Veillez à la protection des données

Avant d’introduire la transcription dans un outil d’IA, assurez-vous que son utilisation est conforme à la réglementation sur la protection des données (RGPD). Si vous utilisez une IA en ligne, remplacez les données sensibles par des identifiants génériques (par exemple, Membre 1, Représentant A). 

2. Organisez les informations avant de commencer

L’IA a besoin d’un contexte clair pour pouvoir fournir un résultat précis. Si vous avez déjà suivi les étapes de votre check-list pré-assemblée, il vous suffit de rassembler deux éléments : 

• L'ordre du jour.
• Les notes prises par le Secrétaire pendant la séance ou leur transcription.

3. Rédigez les instructions pour l’IA

Le résultat dépendra de la manière dont les instructions sont formulées. Pour éviter toute invention d’informations, donnez-lui une instruction claire précisant son rôle, la structure attendue et les données essentielles. Voici un exemple de prompt que vous pouvez utiliser:

"Agissez en tant que Secrétaire Général expert en droit des associations et en droit des sociétés. À partir des notes fournies en pièce jointe, rédigez le projet formel du procès-verbal de l’assemblée. Le document doit inclure:

1. En-tête officiel (date, heure, lieu et type de séance).
2. Constatation de la liste des participants et constitution du bureau.
3. Déroulement point par point conformément à l'ordre du jour.
4. Description claire des décisions adoptées et du résultat des votes (votes favorables, défavorables et abstentions).

Utiliser un langage juridique et administratif formel, neutre et rédigé à la troisième personne."

‍

Ce que vous devez absolument vérifier avant de signer

N’oubliez pas que, même si le brouillon généré par l’IA semble parfait, il doit toujours faire l’objet d’une vérification manuelle. Le Secrétaire et le Président doivent vérifier ces quatre points avant de considérer le document comme officiel:

• Liste des membres et présence : Confirmer la liste définitive des participants.
• Décompte des votes : Vérifier que le nombre de votes favorables, défavorables et d’abstentions est cohérent.
• Demandes explicites : Veiller à ce que les interventions ou précisions dont un membre a expressément demandé la consignation figurent bien dans le procès-verbal.
• Signature officielle : La signature du Président et du Secrétaire est le seul élément qui confère une valeur juridique au procès-verbal, une condition essentielle pour garantir, par exemple, la validité des assemblées à distance. Elle peut être manuscrite ou réalisée à l’aide d’un certificat électronique.

‍

Agilité opérationnelle et rigueur juridique 

Utiliser l’IA pour rédiger les procès-verbaux ne signifie pas déléguer la responsabilité juridique, mais plutôt optimiser le temps consacré aux tâches opérationnelles. Grâce à la rapidité de ces outils et à la vérification humaine, le secrétariat accélère le processus sans compromettre la rigueur juridique.

‍