Assemblées en ligne de la Fédération de Voile

Divers bateaux à voile dans la mer près de la côte, sous un ciel nuageux, et des sportifs profitant de la journée.

Une assemblée télématique dynamique

Le monde du sport a été l’un des plus touchés par la pandémie. Les sportifs professionnels et amateurs, les clubs, les entraîneurs, le personnel médical et bien d’autres acteurs ont dû s’adapter à une nouvelle réalité faite d’événements annulés, de difficultés d’entraînement et de changements réglementaires constants. Les assemblées d’associations et de fédérations n’ont pas échappé à cette situation.

Dans le cas de la Fédération royale espagnole de voile, l'assemblée s'est tenue par vidéoconférence. La direction de l’organisation s’est rapprochée de Kuorum à l’occasion de son assemblée générale ordinaire qui, après plusieurs reports, devait se tenir avant la fin de l’année dans un contexte de confinement et de restrictions de déplacement.

Notre client

Adaptation des procédures des assemblages face à face aux assemblages télématiques

L’une des premières préoccupations de nos clients consiste à adapter les procédures d’une assemblée télématique aux exigences légales et aux dispositions de leurs statuts, souvent rédigés pour des assemblées et des votes en présentiel. Chez Kuorum, nous organisons depuis 2013 des votes en ligne à valeur légale pour des organisations de tous types, dans sept pays et sur deux continents. C’est pourquoi notre équipe juridique accompagne chaque client afin de garantir que tout le processus se déroule en conformité avec la réglementation qui lui est applicable.

Dans le cas de la Fédération royale espagnole de voile, l'assemblée s'est tenue par vidéoconférence. Les participants ont pu prendre la parole de manière ordonnée ou intervenir via le chat. Le vote a eu lieu pendant le tour des questions et interventions. Les électeurs ayant rencontré une difficulté ont pu la résoudre grâce à la ligne d’assistance technique mise à disposition par Kuorum. Une fois que tous les participants avaient voté, la session de vote a été officiellement clôturée.

« Nous ne pouvions plus reporter l'assemblée »

Jeune homme barbu avec pull tricoté participant à la réunion télématique de la Fédération de voile via son téléphone portable, avec un ordinateur portable et un café sur la table.

L’importance de la collecte des données pour établir le registre électoral

Une fois les aspects juridiques clarifiés, il est temps de mettre à jour les informations des membres inscrits ayant droit de vote. Afin de se conformer au Règlement européen sur l’identification électronique et d’atteindre un niveau de sécurité « substantiel » conformément à ses Spécifications techniques de sécurité, il est recommandé de mettre en place un processus d’authentification à double facteur. Cela signifie que, lors de l’identification, les électeurs doivent fournir deux éléments d’information, et non un seul. Dans ce cas, le client a opté pour une authentification basée sur l’adresse e-mail et le numéro de téléphone mobile de l’électeur. Il a donc été nécessaire de collecter ces données dans les jours précédant le vote.

Notre équipe a accompagné le secrétariat de la fédération dans la rédaction des textes légaux relatifs à la collecte des données. Un formulaire en ligne a été créé afin que les membres puissent mettre à jour leurs informations et joindre les documents justificatifs correspondants. Une fois toutes les données vérifiées, un registre électoral définitif a été généré, incluant les personnes physiques et morales disposant du droit de vote, ainsi que les votes délégués.

Vote en ligne sûr, anonyme, secret et certifié

Contrairement aux scrutins présentiels, le dépouillement des votes en ligne est instantané. Nos clients peuvent télécharger un fichier contenant les résultats provisoires immédiatement après la clôture du vote. Quelques minutes plus tard, Kuorum émet un procès-verbal signé, valable pour être présenté dans tout bureau public d’enregistrement.

L’expérience a été si positive que le client prévoit d’utiliser à nouveau le système pour ses prochaines assemblées, voire pour ses élections dans les mois à venir. Et il n’est pas le seul : d’autres organisations sportives, comme la Fédération Catalane de Patinage ou le Real Murcia Club de Fútbol, font déjà confiance à Kuorum pour la tenue de leurs assemblées et votes en ligne. Si vous souhaitez les rejoindre et offrir à vos membres une expérience de vote simple et sécurisée, contactez-nous et parlez-nous de votre cas ou demandez une démonstration.