Assemblées hybrides du Conseil des Collèges Médicaux
Préparer des assemblages en douceur
La préparation de l'assemblée générale d'une association professionnelle implique une myriade de tâches : préparation de l'ordre du jour, demande de confirmation de présence, gestion des procurations et des votes anticipés, aménagement de la salle pour l'événement, mise en place de la vidéoconférence, etc. Traditionnellement, toutes ces tâches sont effectuées sur papier, par courrier électronique et dans des fichiers Excel. Beaucoup d'informations sont perdues et l'organisateur est débordé par les changements de dernière minute. De plus, dans le cas du Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos, les participants à l'assemblée sont des personnes morales. Le jour de l'assemblée, plusieurs personnes peuvent donc être présentes en tant que mandataires.
Grâce à Kuorum, le client a pu numériser toutes ces tâches et les gérer à partir d'une seule plateforme. Le tableau de gestion des participants permet de distinguer les personnes physiques des personnes morales et d’attribuer plusieurs mandataires à chaque organisation. Cela permet d’éviter les erreurs dans les listes de présence. L’accès à l’événement est plus fluide et le calcul du quorum est instantané, permettant ainsi de commencer les assemblées sans retard.
Vote en direct et résultats en temps réel
Lors de ce type d’événements, les votes sur les points à l’ordre du jour sont cruciaux. Ne pas disposer d’une technologie facile à utiliser pour des personnes de tous âges peut générer des moments de grande tension. Mais la technologie seule ne suffit pas à résoudre ces problèmes. Il est également nécessaire de mettre en place un plan d’accompagnement pour former à la fois les gestionnaires de la plateforme et les utilisateurs finaux. Chez Kuorum, nous organisons depuis 2013 des événements de vote ayant une valeur légale. Notre équipe s’est pleinement impliquée dans l’organisation des événements du client jusqu’à ce qu’il se sente autonome pour les gérer lui-même.
Désormais, les votes sur les points à l’ordre du jour se déroulent en un temps record. La consolidation des résultats des votes en ligne et en présentiel est instantanée.
Procès-verbaux et rapports de résultats
Le travail ne s’arrête pas le jour de l’assemblée. Le conseil d’administration aura besoin d’un procès-verbal à approuver au début de la prochaine séance, ainsi que de rapports sur le quorum et les résultats des votes. Kuorum permet de générer ces documents en un seul clic et de les stocker de manière organisée sur la même plateforme. Il est également possible de donner accès à un auditeur afin qu’il puisse examiner tout ce qui s’est passé pendant l’événement en cas de contestation.
Si vous avez besoin d'aide pour organiser une assemblée ou des élections, que ce soit en personne, en ligne ou de manière hybride, contactez-nous et nous analyserons votre cas spécifique afin de vous proposer la meilleure solution.
« L'équipe de Kuorum a été impliquée dans le processus de mise en œuvre. Aujourd'hui, nos assemblages sont beaucoup plus agiles »
Chez Kuorum, nous aidons les gens du monde entier à prendre des décisions collectives qui comptent. Faites-nous part de vos objectifs et nous vous dirons comment nous pouvons vous aider.
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