Assemblées hybrides du Conseil des Collèges Médicaux
Préparer des assemblages en douceur
La préparation de l'assemblée générale d'une association professionnelle implique une myriade de tâches : préparation de l'ordre du jour, demande de confirmation de présence, gestion des procurations et des votes anticipés, aménagement de la salle pour l'événement, mise en place de la vidéoconférence, etc. Traditionnellement, toutes ces tâches sont effectuées sur papier, par courrier électronique et dans des fichiers Excel. Beaucoup d'informations sont perdues et l'organisateur est débordé par les changements de dernière minute. De plus, dans le cas du Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos, les participants à l'assemblée sont des personnes morales. Le jour de l'assemblée, différentes personnes peuvent donc être présentes en tant que mandataires.
Grâce à Kuorum, le client a pu numériser toutes ces tâches et les gérer à partir d'une seule plateforme. Le panneau de gestion des participants permet de faire la distinction entre les personnes physiques et les personnes morales et d'attribuer plus d'une procuration à chaque organisation. Cela évite les erreurs dans les registres de présence. L'accès à l'événement est plus fluide et le calcul du quorum est instantané, de sorte que les assemblées peuvent commencer sans délai.
Vote en direct et résultats en temps réel
Lors de ces événements, le vote sur les points de l'ordre du jour est essentiel. L'absence de technologie utilisable par des personnes de tous âges peut conduire à des moments très tendus. Mais la technologie seule n'est pas la solution à ces problèmes. Il est également nécessaire d'avoir un plan de mise en œuvre pour former à la fois les gestionnaires de la plateforme et ses utilisateurs finaux. Chez Kuorum, nous organisons des événements de vote légalement valides depuis 2013. Notre équipe a été impliquée dans l'organisation des événements du client jusqu'à ce que ce dernier se sente à l'aise pour organiser ces événements par lui-même.
Le vote sur les points de l'ordre du jour se fait désormais en un temps record. Et la consolidation des résultats des votes télématiques et en salle est instantanée.
Procès-verbaux et rapports de résultats
Le travail ne se termine pas le jour de l'assemblée. Le conseil d'administration aura besoin d'un procès-verbal à approuver au début de la prochaine réunion et de rapports indiquant le quorum et les résultats des votes. Kuorum permet de générer ces documents en un seul clic et de les stocker de manière ordonnée sur la même plateforme. Il est également possible de donner accès à un auditeur pour revoir tout ce qui s'est passé pendant l'événement en cas de contestation.
Si vous avez besoin d'aide pour organiser une assemblée ou des élections, que ce soit en personne, en ligne ou de manière hybride, contactez-nous et nous analyserons votre cas spécifique afin de vous proposer la meilleure solution.
"L'équipe de Kuorum a été impliquée dans le processus de mise en œuvre. Aujourd'hui, nos assemblages sont beaucoup plus agiles".
Chez Kuorum, nous aidons les gens du monde entier à prendre des décisions collectives qui comptent. Faites-nous part de vos objectifs et nous vous dirons comment nous pouvons vous aider.
Réserver une démo
