Assemblées WindEurope : le partenaire à l'honneur
Un outil qui facilite les choses compliquées
Chez Kuorum, nous aidons depuis plus de dix ans des associations telles que WindEurope à professionnaliser l'organisation de leurs réunions à l'aide de la technologie. À première vue, le problème principal peut sembler être le manque de ressources, mais avec les bons processus en place, la numérisation permet d'organiser des événements de grande envergure avec de très petites équipes, voire avec une seule personne.
Notre client avait déjà fait l'expérience des difficultés liées au fait de ne pas travailler avec la bonne technologie, et il était donc très clair sur les domaines à améliorer. Le système de gestion des recensements de Kuorum permet de faire la distinction entre les personnes physiques, les personnes morales et les mandataires principaux et suppléants. Cette classification des profils est très utile pour les associations d'entreprises, car elle simplifie les modèles d'appel et permet de contrôler la confirmation de la participation sans avoir à échanger des courriels avec des pièces jointes ou des fichiers Excel compliqués. En outre, le système de vote par procuration avec instructions de vote de Kuorum permet d'établir une période pendant laquelle les membres peuvent déléguer leur vote de manière autonome, pratique et avec toutes les garanties légales, en quelques clics seulement. De cette manière, les organisateurs n'ont qu'à accéder au formulaire de temps en temps pour vérifier la capacité ou envoyer un rappel quelques jours avant l'événement.
Des résultats qui valorisent votre image de marque
La tendance à construire des marques centrées sur le client, mise à la mode par des entreprises telles qu'Amazon, Apple ou Zappos, signifie que les consommateurs deviennent de plus en plus exigeants dans la manière dont ils sont traités par les organisations. Les membres d'une association paient religieusement leur cotisation et consacrent beaucoup de temps et d'efforts à la survie de l'organisation. Aussi, lorsqu'il s'agit de l'événement le plus important de l'année pour l'association, ils s'attendent à ce que l'expérience soit à la hauteur.
Si l'appel à candidatures et la phase de vote par procuration se sont bien déroulés, nous avons déjà parcouru une partie du chemin. Mais c'est au niveau du contrôle d'accès à l'événement, tant sur place qu'en ligne, que se joue la première moitié de la partie. WindEurope en était conscient et a décidé de s'appuyer sur le soutien de l'équipe Kuorum sur place à Bruxelles. Notre équipe de support est arrivée quelques heures plus tôt pour former les trois personnes chargées de l'accueil des délégués. Grâce à la technologie de contrôle d'accès de Kuorum, les files d'attente ont été évitées et les délégués ont pu profiter d'un café de bienvenue avec leurs collègues avant d'entrer dans la salle.
Résultats instantanés et vérifiables
L'élection des membres du conseil d'administration est un processus crucial qui ne doit pas donner lieu à des soupçons. Surtout s'il se déroule dans le cadre d'une assemblée, où le vote électronique ne prend pas plus de quelques secondes. La technologie de vote secret et traçable de Kuorum, combinée à la fonctionnalité d'affichage des résultats en temps réel, génère beaucoup de confiance, car les électeurs peuvent voir le nombre de votes enregistrés augmenter pendant qu'ils enregistrent leur vote à partir de leur téléphone portable. L'équipe de Kuorum avait emporté des dispositifs de secours au cas où l'un des membres de l'assemblée serait à court de batterie, mais ces dispositifs n'ont pas été nécessaires.
Une fois tous les votes enregistrés, les résultats ont été présentés à l'écran simultanément aux participants sur place et à distance.
Si vous souhaitez prendre soin de vos partenaires autant que WindEurope le fait tout en réduisant la charge de travail de votre équipe, n'hésitez pas à nous contacter.
"La gestion des votes n'était plus un défi impossible à relever, grâce à Kuorum j'ai pu contrôler chaque détail avec clarté et sécurité, en garantissant la participation de tous les membres et en accélérant le processus de vote".
Chez Kuorum, nous aidons les gens du monde entier à prendre des décisions collectives qui comptent. Faites-nous part de vos objectifs et nous vous dirons comment nous pouvons vous aider.
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