Les assemblées de WindEurope : placer le membre au centre de l’attention
Un outil qui simplifie ce qui est compliqué
Chez Kuorum, nous aidons depuis plus de dix ans des associations comme WindEurope à professionnaliser l'organisation de leurs assemblées grâce à la technologie. Au premier abord, il peut sembler que le principal obstacle soit le manque de ressources. Pourtant, avec des processus adaptés, la digitalisation permet d’organiser des événements d’envergure avec des équipes très restreintes, voire avec une seule personne.
Notre client avait déjà fait l'expérience des difficultés liées au fait de ne pas travailler avec la bonne technologie, et il était donc très clair sur les domaines à améliorer. Le système de gestion des registres de Kuorum permet de distinguer entre les personnes physiques, les personnes morales et les mandataires principaux ou suppléants. Cette classification des profils est particulièrement utile pour les associations professionnelles, car elle simplifie les modèles de convocation et permet de contrôler les confirmations de présence sans échanges d’e-mails avec pièces jointes ni fichiers Excel complexes. De plus, le système de délégation de vote avec instruction de vote de Kuorum permet d'établir une période pendant laquelle les membres peuvent déléguer leur vote de manière autonome, pratique et avec toutes les garanties légales, en quelques clics seulement. Ainsi, les organisateurs n’ont plus qu’à se connecter ponctuellement à la plateforme pour suivre l’évolution des inscriptions ou envoyer un rappel quelques jours avant l’événement.
Des résultats qui valorisent votre image de marque
La tendance à construire des marques centrées sur le client, popularisée par des entreprises comme Amazon, Apple ou Zappos, fait que les consommateurs sont de plus en plus exigeants quant à la qualité des interactions avec les organisations. Les membres d’une association paient régulièrement leurs cotisations et consacrent beaucoup de temps et d’énergie à faire vivre l’organisation. Ainsi, lorsqu’arrive l’événement associatif le plus important de l’année, ils s’attendent à ce que l’expérience soit à la hauteur.
Si la phase de convocation et de délégation de vote s’est bien déroulée, une partie du chemin est déjà parcourue. Mais c’est lors du contrôle d’accès à l’événement, qu’il soit présentiel ou en ligne, que se joue la première moitié du match. WindEurope en était consciente et a décidé de faire appel à l’équipe de Kuorum sur place à Bruxelles. Nos responsables du support sont arrivés quelques heures plus tôt pour former les trois personnes chargées d’accueillir les participants. Grâce à la technologie de contrôle d'accès de Kuorum, les files d'attente ont été évitées et les délégués ont pu profiter d'un café de bienvenue avec leurs collègues avant d'entrer dans la salle.
Résultats instantanés et auditables
L’élection des membres du conseil est un processus crucial qui ne doit susciter aucun soupçon, surtout lorsqu’elle se déroule dans le cadre d’une assemblée, où les votes électroniques ne prennent que quelques secondes. La technologie de vote secret et traçable de Kuorum, combinée à la fonctionnalité d'affichage des résultats en temps réel, inspire une grande confiance, puisque les votants peuvent voir le nombre de votes enregistrés augmenter au moment même où ils votent depuis leur téléphone mobile. L’équipe de Kuorum avait prévu des appareils de secours au cas où un participant manquerait de batterie, mais ceux-ci n’ont pas été nécessaires.
Une fois tous les votes enregistrés, les résultats ont été affichés simultanément sur écran aux participants présents sur place et à distance.
Si vous souhaitez prendre soin de vos membres autant que le fait WindEurope tout en réduisant la charge de travail de votre équipe, n'hésitez pas à nous contacter.
« La gestion des votes n'était plus un défi impossible à relever, grâce à Kuorum j'ai pu contrôler chaque détail avec clarté et sécurité, en garantissant la participation de tous les membres et en accélérant le processus de vote »
Chez Kuorum, nous aidons les gens du monde entier à prendre des décisions collectives qui comptent. Faites-nous part de vos objectifs et nous vous dirons comment nous pouvons vous aider.
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