En 2020, le confinement a contraint de nombreuses entreprises à organiser précipitamment des assemblées générales d’actionnaires en ligne et des réunions de société virtuelles. Pour les responsables des relations investisseurs des grandes entreprises, ce changement a souvent été source de stress et de nuits blanches. Pourtant, la technologie devrait représenter une véritable économie e temps, d’argent et d’efforts pour les sociétés et leurs actionnaires. Alors, quelles sont les clés pour organiser une assemblée générale d’actionnaires en ligne sans accroc? Dans cet article, nous vous révélons 7 secrets qui faciliteront grandement votre organisation.
1. Planifiez votre assemblée générale d’actionnaires en ligne avec le soutien de professionnels
Les assemblées générales d’actionnaires sont des événements complexes qui impliquent de nombreux acteurs: organisateurs d’événements, producteurs vidéo, sociétés de streaming, agences de communication, cabinets d’avocats, etc. Jusqu’à présent, toute cette organisation était parfaitement rodée pour les assemblées en présentiel, où le vote et la participation en ligne étaient presque anecdotiques.
Contraintes d’introduire rapidement la technologie pour un usage massif, les responsables de ces événements ont dû jongler pour adapter des procédures telles que l’enregistrement des actionnaires, les délégations de vote ou le calcul du quorum. Cela a montré que la technologie seule ne suffit pas à faciliter la vie. Il est également nécessaire de disposer d’un nouveau profil professionnel parmi nos prestataires: un fournisseur de services de vote électronique sécurisé.
Si la date de votre prochaine assemblée générale ou réunion de société approche et que vous ne l’avez pas encore fait, contactez un prestataire de vote électronique expérimenté, capable de s’impliquer dans l’organisation de l’événement dès le début. Votre organisateur d’événements connaît peut-être plusieurs sociétés. Renseignez-vous bien sur les différentes options et trouvez un partenaire qui ne se limite pas à fournir une plateforme, mais qui s’implique réellement dans la préparation de l’événement.
2. Rédigez une convocation adaptée au contexte en ligne
Une des erreurs les plus fréquentes est de penser qu’un événement en ligne doit reproduire les caractéristiques d’un événement en présentiel en ajoutant simplement un ordinateur. Lorsque l’on tente de transposer ainsi des comportements du monde physique au monde digital, le seul résultat est la déception. Vous avez sûrement ressenti cela à de nombreuses reprises pendant la pandémie.
Concevoir un événement "natif" digital dans un contexte aussi réglementé que celui des assemblées générales d’actionnaires est compliqué, mais pas impossible.. Il faudra vendre cette idée en interne dans l’entreprise, mais les résultats parleront d’eux-mêmes. En adaptant légèrement certains aspects de la rédaction de la convocation - sans avoir besoin de modifier les statuts et en respectant la législation en vigueur - nous pourrons faciliter la vie de nos actionnaires tout en réduisant nos niveaux de stress à des moments clés comme le calcul du quorum ou la présentation des résultats.
3. Disposez d’un registre centralisé des actionnaires
La réception des cartes de présence et des délégations de vote est l’une des parties les plus fastidieuses de l’organisation d’une assemblée générale d’actionnaires. La situation se complique lorsque plusieurs canaux sont disponibles pour la réception de ces documents ou si la délégation avec instruction de vote est possible. C’est là que la technologie devrait devenir notre alliée et non un ennemi supplémentaire aux ordres du Professeur Chaos. Disposer d’un gestionnaire de registre digital intuitif, qui nous permette de centraliser les informations reçues par différents moyens et nous alerte en cas d’incohérences, est essentiel.
Si votre plateforme de vote électronique permet l’enregistrement en ligne de vos actionnaires, vous avez déjà beaucoup avancé. Vous pourriez même tirer parti de la rédaction de l’article 189.3 de la Loi sur les sociétés de capitaux pour recueillir à l’avance des votes à distance qui seront pris en compte dans le calcul du quorum
4. Appliquez des normes technologiques largement utilisées
La technologie n’est pas une fin en soi mais un moyen d’atteindre nos objectifs. Vos actionnaires ont des âges et des niveaux de formation très variés. Mais tous utilisent leur e-mail et leur téléphone portable au quotidien. Et une grande majorité est habituée à utiliser des systèmes de visioconférence comme Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom ou Jitsi. Pourquoi leur compliquer la vie en les obligeant à apprendre une nouvelle technologie ? Ne réinventez pas la roue. Assurez-vous que votre prestataire technologique - ou celui de votre organisateur d’événements - connaît bien la réalité de vos actionnaires et applique des standards technologiques largement répandus, sans sacrifier la sécurité dans l’identification et la gestion de l’information.
À cet égard, l’IEEE (l’association mondiale des ingénieurs dédiée à la normalisation) définit l’interopérabilité comme la capacité de deux systèmes ou plus à fonctionner ensemble sans incohérences. Vérifiez que votre fournisseur technologique utilise un système de vote électronique interopérable, qui vous permette d’identifier vos votants conformément au Règlement européen sur l’identification électronique, quel que soit le système de visioconférence que vous utilisez.
5. Offrez une assistance téléphonique à vos actionnaires
Peu importe à quel point vos processus sont intuitifs, il y aura toujours quelqu’un qui aura besoin d’un soutien supplémentaire pour les compléter. Les départements des relations investisseurs, du marketing et de la communication déploient d’énormes efforts pour transformer les parties prenantes en véritables fans de l’entreprise. Mais tout ce travail peut s’effacer en quelques secondes si les actionnaires se frustrent lors de leur inscription ou de leur participation à l’assemblée générale en ligne. Pour éviter cela il est important de disposer d'un service d'assistance téléphonique aux actionnaires, capable de résoudre tout type d’incident avant et pendant la réunion. Un fournisseur technologique haut de gamme vous permettra d’externaliser ce service, en s’adaptant à votre ton de marque et en garantissant la plus haute qualité dans l’accompagnement de vos actionnaires.
6. Gérez efficacement le temps de votre assemblée générale en ligne
Comme nous l’avons déjà vu, un événement en présentiel et un événement en ligne se ressemblent… comme « une pomme et une orange », pour reprendre l’expression de nos grands-parents. Lors de la version en présentiel, vos actionnaires discutent entre eux pendant les temps morts. Ils peuvent même disposer d’un espace pour du networking tout en profitant d’un service de restauration. Cependant, dans la version en ligne, ils peuvent être n’importe où : chez eux, dans la rue ou même à la piscine. Il est donc très important de bien gérer le temps. Il faudra adapter les présentations, bien organiser les tours de questions et réponses, et optimiser les délais pour le vote et la présentation des résultats.
Encore une fois, beaucoup commettent l’erreur de vouloir continuer à faire les choses comme autrefois. Ils fixent des temps de vote trop courts - laissant de côté les actionnaires les moins habiles - ou excessivement longs - en attendant des résultats définitifs. Une solution efficace consiste à visualiser les résultats du vote en ligne en temps réel, de manière à ce que le secrétaire puisse faire une lecture provisoire des résultats en quelques secondes et poursuivre l’assemblée. De cette façon, la dynamique de l’événement n’est pas interrompue et personne n’est privé de l’opportunité de participer à son rythme.
7. Évaluez, évaluez et évaluez
Lord Kelvin, à qui nous devons tant, disait: « Ce qui n’est pas défini ne peut pas être mesuré. Ce qui n’est pas mesuré ne peut pas être amélioré. Ce qui n’est pas amélioré se dégrade toujours. » Définir, mesurer et améliorer est un travail qui est souvent oublié après le coup de fatigue post-événement. Pourtant, il est très important de disposer d'indicateurs de qualité permettant de mesurer la satisfaction des actionnaires vis-à-vis de l’organisation de l’assemblée. Si votre assemblée est en ligne, il faudra inclure des indicateurs relatifs à l’ergonomie et à l’utilisation de la technologie appliquée. Un fournisseur technologique orienté vers l’amélioration continue pourra également vous aider dans cette tâche.
Si vous avez besoin d’aide pour organiser une assemblée générale des actionnaires en ligne à la hauteur de votre marque, contactez-nous et nous étudierons votre cas sans engagement.
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