En 2020, le confinement a contraint de nombreuses entreprises à se précipiter sur les réunions d'actionnaires télématiques et les réunions d'entreprise en ligne. Pour les responsables des relations avec les investisseurs des grandes entreprises, ce changement a été synonyme, dans de nombreux cas, de maux de tête et de nuits blanches. Pourtant, la technologie devrait permettre aux entreprises et à leurs actionnaires d'économiser du temps, de l'argent et des efforts. Quelles sont donc les clés de l'organisation d'une assemblée générale télématique sans accroc ? Dans cette publication, nous vous livrons 7 secrets qui vous faciliteront la vie.
1) Organisez votre assemblée générale en ligne avec l'aide de professionnels.
Les assemblées générales d'actionnaires sont des événements complexes impliquant de nombreux acteurs. Organisateurs d'événements, producteurs vidéo, sociétés de streaming, agences de communication, cabinets d'avocats, etc. Jusqu'à présent, toute cette machinerie était très bien huilée pour l'organisation de réunions en face à face, dans lesquelles le vote et la participation télématique étaient un élément presque anecdotique.
Contraints d'introduire une technologie de masse en très peu de temps, les responsables de ces événements ont dû jongler pour adapter des procédures telles que l'enregistrement des actionnaires, le vote par procuration ou le comptage du quorum. Cela montre que la technologie seule ne suffit pas à nous faciliter la vie. Il est nécessaire d'avoir un nouveau profil professionnel parmi nos fournisseurs, un fournisseur de services de vote électronique sécurisé.
Si la date de votre prochaine réunion d'entreprise approche et que vous ne l'avez pas encore fait, contactez un fournisseur de services de vote électronique expérimenté qui pourra participer à l'organisation de l'événement dès le début. Il se peut que l'organisateur de votre événement connaisse plusieurs entreprises. Renseignez-vous sur les différentes options et trouvez un partenaire qui ne se contentera pas de mettre en place une plateforme, mais qui participera à la préparation de l'événement.
2. rédiger un appel à propositions en fonction du contexte en ligne.
L'une des erreurs les plus courantes consiste à penser qu'un événement en ligne doit reproduire les caractéristiques d'un événement en face à face en ajoutant un ordinateur entre les deux. Lorsque nous essayons de transférer des comportements du monde physique au monde numérique de cette manière, la seule chose que nous générons est la déception. Je suis sûr qu'au cours de la pandémie, vous avez éprouvé ce sentiment à de nombreuses reprises.
Concevoir un événement numériquement "natif" dans un environnement aussi hautement réglementé aussi réglementé que les assemblées d'actionnaires est compliquée, mais pas impossible. Nous devrons vendre cette idée en interne dans l'entreprise, mais les résultats parleront d'eux-mêmes. En adaptant légèrement certains aspects du libellé de la convocation - sans devoir modifier les statuts et en respectant la législation en vigueur - nous pouvons faciliter la vie de nos actionnaires tout en réduisant notre stress à des moments clés tels que le calcul du quorum ou la présentation des résultats.
3. Elle dispose d'un registre centralisé des actionnaires
La réception des cartes de présence et des procurations est l'un des aspects les plus fastidieux de l'organisation d'une assemblée générale. Et la tâche se complique lorsqu'il existe différents canaux de réception de ces documents ou lorsqu'il est possible de voter par procuration avec des instructions de vote. C'est là que la technologie doit devenir notre alliée et non un nouvel ennemi aux ordres du professeur Chaos. Il est essentiel de disposer d'un gestionnaire de recensement numérique intuitif qui nous permette de centraliser les informations qui nous parviennent par différents canaux et qui nous informe en cas d'incohérences.
Si votre plateforme de vote électronique permet l'enregistrement en ligne de vos actionnaires, vous êtes déjà bien avancé. Vous pouvez même profiter de la formulation de l'article 189.3 de la loi sur les sociétés de capitaux pour recueillir à l'avance les votes à distance, qui seront pris en compte dans le calcul du quorum.
4. Appliquer des normes technologiques largement répandues
La technologie n'est pas une fin en soi, mais un moyen d'atteindre nos objectifs. Vos parties prenantes sont d'âges et de niveaux d'éducation très différents. Mais ils utilisent tous quotidiennement leur messagerie électronique et leur téléphone portable. Et une grande majorité d'entre eux ont l'habitude d'utiliser des systèmes de vidéoconférence tels que Microsoft Teams, GoToMeeting, Zoom ou Jitsi. Pourquoi leur compliquer la vie en les obligeant à apprendre une nouvelle technologie ? Ne réinventez pas la roue. Assurez-vous que votre fournisseur de technologie - ou celui de votre organisateur d'événements - connaît la réalité de vos parties prenantes et applique des normes technologiques largement répandues sans sacrifier la sécurité de l'identification et de la gestion des informations.
À cet égard, l'IEEE (l'association mondiale d'ingénieurs dédiée à la normalisation) définit l'interopérabilité comme la capacité de deux systèmes ou plus à fonctionner ensemble sans incohérences. Vérifiez que votre fournisseur de technologie utilise un système de vote électronique interopérable, qui vous permet d'identifier vos électeurs conformément au règlement européen sur l'identité électronique, quel que soit le système de vidéoconférence que vous utilisez.
5. Offrir une assistance téléphonique à vos parties prenantes
Quelle que soit l'intuitivité de vos processus, il y aura toujours quelqu'un qui aura besoin d'une aide supplémentaire pour les mener à bien. Les départements des relations avec les investisseurs, du marketing et de la communication déploient beaucoup d'efforts pour transformer les parties prenantes en fans de l'entreprise. Mais tout ce travail peut s'envoler en fumée en quelques secondes si les actionnaires sont frustrés lorsqu'il s'agit de s'inscrire ou de participer à l'assemblée des actionnaires en ligne. Pour éviter cela, il est important de disposer d'un service d'assistance aux actionnaires qui puisse résoudre tous les problèmes avant et pendant l'assemblée. Un fournisseur de technologie haut de gamme vous permettra d'externaliser ce service, en s'adaptant à la voix de votre marque et en garantissant la meilleure qualité de service à vos actionnaires.
6. Gérez bien le calendrier de votre réunion télématique.
Comme nous l'avons déjà vu, un événement en face à face et un événement en ligne sont, comme le disaient nos grands-parents, "comme un œuf et une châtaigne". Dans la version en face-à-face, vos parties prenantes se parlent pendant les temps morts. Ils peuvent même disposer d'un espace pour nouer des contacts tout en profitant d'un service de restauration. En revanche, dans la version en ligne, ils peuvent se trouver n'importe où, chez eux, dans la rue ou même au bord de la piscine. C'est pourquoi il est très important de bien gérer le temps. Les présentations devront être adaptées, les temps de questions et réponses devront être bien conçus, et les temps de vote et de présentation des résultats devront être optimisés.
Là encore, beaucoup commettent l'erreur d'essayer de continuer à faire les choses à l'ancienne. Les temps de vote sont soit trop courts - laissant les actionnaires les moins compétents à la traîne - soit extrêmement longs - attendant les résultats définitifs. Une solution efficace consiste à afficher les résultats du vote en ligne en temps réel, de sorte que le secrétaire puisse faire une lecture provisoire des résultats en quelques secondes et poursuivre la réunion. De cette manière, la dynamique de l'événement n'est pas interrompue et personne n'est privé de la possibilité de participer à son propre rythme.
7. Évaluer, évaluer et évaluer
Lord Kelvin, à qui nous devons tant, a dit : "Ce qui n'est pas défini ne peut être mesuré. Ce qui n'est pas mesuré ne peut être amélioré. Ce qui n'est pas amélioré est toujours dégradé". Définir, mesurer et améliorer est un travail que l'on oublie souvent après la gueule de bois de l'événement. Pourtant, il est très important de disposer d'indicateurs de qualité qui nous permettent de mesurer la satisfaction des actionnaires à l'égard de l'organisation de la réunion. Si votre réunion est télématique, vous devrez introduire des indicateurs relatifs à la facilité d'utilisation de la technologie appliquée. Un fournisseur de technologie axé sur l'amélioration continue pourra également vous aider dans cette tâche.
Si vous avez besoin d'aide pour organiser une réunion d'actionnaires en ligne correspondant à votre marque, contactez-nous et nous étudierons votre cas sans engagement.
