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Que dit la loi sur les assemblées en ligne?
Si vous êtes président, secrétaire ou responsable d’une association, vous vous êtes sûrement demandé : « Pouvons-nous tenir notre réunion par visioconférence et qu’elle soit valide ? »
La réponse est oui, mais sous certaines règles à respecter.
Pour commencer, il faut vérifier les statuts de votre association. S’ils incluent déjà la possibilité de réunions virtuelles ou hybrides, parfait! Sinon, il est conseillé de les mettre à jour pour éviter tout problème juridique.
La loi autorise les les assemblées en ligne, à condition de garantir l’identité des participants, leur droit de parole et de vote, et que les décisions soient correctement enregistrées. En France, cela correspond aux dispositions du Code civil et aux recommandations des autorités compétentes pour les associations. Il est également important de respecter les règles de protection des données et de cybersécurité, comme le RGPD et les recommandations de la CNIL.
En d'autres termes, c´est possible, mais cela doit se faire dans le respect de certains critères.
Conditions pour que l’assemblée soit valide
our que votre réunion en ligne ait une validité légale, il ne suffit pas d’ouvrir un Zoom. Voici l’essentiel:
- Convocation claire et ponctuelle: Envoyez l’invitation à tous les membres en respectant les délais prévus par les statuts. Indiquez la date, l’heure, l’ordre du jour et le lien vers la réunion. La clarté permet d’éviter toute confusion et retard.
- Tous doivent pouvoir participer: Assurez-vous que chaque membre puisse se connecter et s’exprimer. Cela inclut un support technique si quelqu’un n’est pas familier avec la technologie. Personne ne doit être exclu pour manque de compétences numériques.
- Identification et enregistrement de la présence: Il est essentiel de savoir qui participe et comment ils votent. Cela peut se faire grâce à des plateformes permettant une identification fiable et un enregistrement sécurisé des votes.
- Procès-verbal numérique: Le procès-verbal est le « certificat » de ce qui a été décidé. Il doit refléter les décisions, le quorum et les votes, et être conservé de manière sécurisée, de préférence avec une signature électronique.
Comment garantir des votes en ligne sécurisés
Le moment le plus délicat de l’assemblée est le vote. Pour qu’il soit sûr et fiable:
- Chaque vote doit rester secret et protégé, afin d’éviter toute manipulation.
- La plateforme doit générer un enregistrement vérifiable afin de pouvoir auditer les résultats.
- Tous les membres doivent pouvoir voter, y compris les personnes âgées ou ayant moins d’expérience numérique.
Avec ces mesures, votre vote sera légal, sûr et accessible. Kuorum est conçu pour que personne ne soit exclu et que chaque vote soit fiable.
Conseils pratiques pour que tout se passe bien
- Vérifiez vos statuts: Assurez-vous qu’ils prévoient la possibilité de réunions en ligne et de votes à distance.
- Choisissez la bonne plateforme: Optez pour une plateforme sécurisée, cile à utiliser et avec un support humain, comme Kuorum. Évitez les complications techniques de dernière minute.
- Communiquez et accompagnez vos membres: Expliquez comment se connecter, à quoi s’attendre et proposez de l’aide si nécessaire. La technologie ne doit pas constituer un obstacle.
- Documentez tout: Les procès-verbaux, le quorum et les résultats sont votre meilleure garantie juridique.
Conclusion
Les assemblées en ligne sont valides, condition de respecter les règles et de s’assurer que tous les membres puissent participer. Au-delà de la légalité, elles permettent des votes en ligne sûrs, fiables et accessibles, facilitent la participation et font gagner du temps et des coûts.
Si vous souhaitez organiser des assemblées et des votes en ligne sans complications, contactez Kuorum pour une démo et découvrez comment notre plateforme peut vous aider à gérer vos réunions de manière légale, inclusive et simple.
