Au cours des dernières années, de nombreuses organisations ont choisi de tenir leurs réunions et leurs votes en ligne. Des plateformes comme Zoom, Microsoft Teams ou Webex offrent des fonctionnalités pour réaliser des sondages et des enquêtes, ce qui peut sembler à première vue une bonne alternative pour voter à distance.
Sur Zoom, par exemple, l’organisateur peut créer des questions à choix multiple et partager les résultats instantanément; sur Microsoft Teams, l’intégration avec Forms permet de lancer des sondages rapides pour recueillir des impressions ou évaluer la satisfaction des participants. Ce type de sondages est parfait pour dynamiser les réunions ou recueillir des retours, mais ils ne sont pas conçus pour des processus ayant une valeur juridique, car ils ne garantissent ni l’identité des votants ni l’intégrité des résultats.
L'utilisation de Zoom, Teams ou Webex pour des élections ou des réunions formelles peut mettre en péril la validité des résultats, entraînant des contestations et même l’invalidation de décisions clés pour l’organisation. Des solutions comme Kuorum permettent de numériser les assemblées virtuelles de votre organisation avec des garanties juridiques et techniques, évitant ainsi des solutions improvisées. improvisées.
Pourquoi les sondages réalisés sur Zoom, Teams ou Webex ne garantissent pas la validité du vote
1. Ils ne respectent pas la réglementation sur l’identification électronique
Les réglementations internationales sur l’identification électronique (comme le règlement eIDAS en Europe ou le ESIGN Act aux États-Unis) stipulent que les processus d’identification électronique doivent garantir l'intégrité, la traçabilité et la non-répudiation de l'authentification. Zoom, Teams ou Webex ne disposent pas de mécanismes de vérification conformes à ces normes. N’importe qui pourrait accéder avec un lien partagé ou sous un nom modifié, ce qui compromet l’authenticité du vote et empêche de certifier l’identité des votants ou de garantir que chaque membre ne vote qu’une seule fois.
Les organisations qui utilisent ces systèmes de visioconférence pour leurs assemblées et souhaitent identifier légalement leurs participants optent souvent pour une salle d’attente où chaque participant montre son pièce d’identité à la caméra, un par un. Cette solution, bien qu’ingénieuse, est peu pratique et entraîne d’énormes retards au démarrage des sessions.
2. Il n’existe pas de preuve immuable
Pour qu’un vote ait une valeur légale, il doit exister un tenregistrement immuable de l’ensemble du processus: qui a accédé, quand, par quel moyen d’authentification et quel résultat a été obtenu. Dans un processus formel, tel qu’une élection professionnelle, une assemblée ou un vote sur les statuts, cette preuve est indispensable.
Les sondages réalisés sur Zoom ou Teams ne génèrent ni procès-verbaux ni preuves numériques signées, ce qui rendrait impossible de prouver devant un juge la légitimité du résultat en cas de contestation.
3. Le vote n’est pas réellement anonyme
Une autre erreur fréquente consiste à penser que les sondages « anonymisés » de ces outils garantissent le secret du vote. En réalité, ils ne font qu’anonymiser partiellement les données, empêchant l’administrateur de les voir, mais sans les protéger contre des audits externes ou l’accès aux bases de données.
Cela signifie qu’en cas d’audit, un expert pourrait identifier le vote de chaque personne, ce qui viole le principe d’anonymat exigé dans les processus électoraux.
Dans les systèmes conçus pour se conformer à la loi, comme celui de Kuorum, le vote est chiffré à l’aide de la cryptographie homomorphique ce qui empêche quiconque - y compris l’auditeur - de connaître son contenu, tout en conservant un enregistrement vérifiable garantissant la validité des résultats.
4. Calcul du quorum et gestion des accréditations
Lors de réunions ayant une valeur juridique, il est essentiel de vérifier qui est présent et qui a ou n'a pas le droit de voter.
Ni Zoom ni Teams ne permettent de gérer les registres, d’enregistrer les présences ou de vérifier automatiquement le quorum. Cela oblige à effectuer des contrôles manuels, ce qui augmente le risque d’erreurs et complique la validation ultérieure du procès-verbal.
5. Délégations et pondérations de vote
De nombreuses associations professionnelles prévoient dans leurs statuts des délégations de vote ou des pondérations en fonction de la catégorie du votant (par exemple, membres titulaires, honoraires ou actifs).
Les plateformes généralistes n’offrent aucun moyen d’appliquer automatiquement ces règles. En conséquence, toute tentative de vote avec délégations ou pondérations doit être réalisée en dehors de la visioconférence, ce qui fragmente le processus et en diminue la cohérence et la sécurité juridique.
6. Procès-verbaux automatiques et certifications
Après le vote, il est essentiel de générer un document certifiant les résultats et le déroulement de la session. Ce procès-verbal doit inclure les informations de convocation, la liste des participants, les décisions prises et les preuves électroniques nécessaires pour en garantir l’authenticité.
Zoom ou Teams ne peuvent ni générer ni signer numériquement les procès-verbaux, ni horodater les résultats, ce qui empêche ces documents d’avoir une valeur probante auprès de tiers.
7. Utilisabilité lors des événements hybrides
Bien que certaines organisations tiennent déjà leurs assemblées et réunions entièrement en ligne, la tendance est aux événements hybrides, où une partie des participants est présente physiquement dans la salle de réunion et l’autre partie assiste à distance. Dans ce type d’événements, il n’est pas possible de consolider facilement le vote de tous. Des outils comme Kuorum distinguent les personnes présentes dans la salle de celles qui participent à distance pour leur proposer des flux de vote avec ou sans vidéo. Cela permet de voter en quelques secondes et de voir les résultats instantanément à l’écran, quel que soit le mode de participation.
8. Utilité pendant les périodes précédant l’assemblée
Les processus d’enregistrement et de confirmation de présence des outils comme Zoom et Teams sont conçus pour des événements sans implications légales et peuvent devenir complexes lorsqu’il s’agit d’organiser une assemblée avec vote délégué ou anticipé. Kuorum apporte de la valeur non seulement pendant les votes, mais aussi durant la phase de convocation, de confirmation de présence et de vote délégué. Grâce à son gestionnaire de registre et à son moteur d’envoi d’emails, il est possible de gérer facilement les personnes physiques, les personnes morales avec un ou plusieurs mandataires, les délégations de vote, les confirmations de présence en ligne et en présentiel, ainsi que la mise à jour des données du registre. De plus, il propose des profils d'administration avec différents rôles, facilitant le travail en équipe des organisateurs.
L’alternative sûre: des outils spécialisés comme Kuorum
Ces fonctionnalités n’existent pas dans les plateformes généralistes, mais elles sont intégrées dans des outils spécialisés comme Kuorum. Pour nous, la technologie doit être une alliée de la transparence et de la sécurité.
C’est pourquoi, chez Kuorum, nous avons développé une plateforme spécialement conçue pour que les ordres professionnels, syndicats, associations et organisations puissent tenir des votes et des réunions en ligne avec une pleine validité légale.
Nous respectons les réglementations sur l’identification électronique dans plusieurs pays, garantissons l’authentification sécurisée de chaque participant et utilisons le chiffrement homomorphique pour protéger l’anonymat du vote.
Notre engagement en matière de sécurité et de qualité est soutenu par des certifications reconnues, telles que les certifications ISO et le Schéma National de Sécurité (CCN-CERT), garantissant que nos processus et systèmes respectent les plus hauts standards internationaux.
De plus, Kuorum permet de:
- Surveiller la présence et le quorum en temps réel.
- Gérer automatiquement les délégations et les pondérations de vote.
- Générer des procès-verbaux certifiés et audités.
- Intégrer le vote dans des réunions en présentiel, hybrides ou entièrement en ligne.
Grâce à ces fonctionnalités, les décisions prises dans un environnement numérique ont la même valeur juridique que si elles avaient été tenues en présentiel. En cas de contestation, vous bénéficiez également de l’accompagnement d’une équipe ayant déjà mené avec succès différents processus légaux.
Conclusion: la numérisation n’est pas de l’improvisation
Tenir un vote via Zoom ou Teams peut sembler pratique, mais cela ne garantit ni la légalité ni la transparence du processus. Si l’objectif est de numériser les processus de vote de votre organisation, la clé est de le faire avec des outils sécurisés, vérifiables et spécifiquement conçus à cet effet.
Avec Kuorum, votre institution peut évoluer vers une gestion numérique plus efficace, moderne et pleinement conforme à la loi.
