Chez Kuorum, nous aidons les associations, les ordres professionnelles, les clubs sportifs, les coopératives et d'autres organisations à organiser des assemblées hybrides réussies depuis plus de 10 ans. Nous savons à quel point il est compliqué d'organiser ce type d'événement. C'est pourquoi nous vous proposons quelques conseils qui vous aideront à obtenir de meilleurs résultats avec moins d'efforts.
Concevoir un processus clair et simple
La communication avec vos délégués est essentielle. Nombre d'entre eux n'ont ni le temps ni la motivation de lire toutes les informations relatives à l'événement. Il est donc important de synthétiser et de mettre l'accent sur les informations les plus pertinentes : la date et le lieu de l'assemblée, ainsi que les instructions pertinentes à tout moment.
Évitez les longs courriels remplis de terminologie juridique. Laissez tout cela pour les pièces jointes et rédigez des messages simples avec un appel à l'action clair. Cela peut sembler compliqué au début, mais ce sera plus facile si vous établissez un schéma simple de l'ensemble du processus menant au jour de l'événement avant de commencer à rédiger.
Bien que beaucoup de nos clients utilisent une terminologie différente, presque tous ont un processus qui comprend une partie ou la totalité de ces phases :
- Appel initial : une erreur fréquente consiste à essayer de donner toutes les informations lors de l'appel initial. À ce stade, il suffit d'expliquer les dates des étapes suivantes et ce qui est nécessaire pour pouvoir confirmer la participation ou déléguer son vote.
- Confirmation de la participation, du vote par procuration et/ou de la période de vote anticipé : l'essentiel à ce stade est de disposer d'une technologie qui vous permette de centraliser toutes ces informations sur une plateforme unique.
- Rappel avant l'événement : ce deuxième message est envoyé dans les jours précédant l'assemblée. C'est à ce moment-là qu'il est le plus judicieux d'expliquer les modalités d'accès à l'événement, tant en personne qu'en ligne.
- Contrôle d'accès : ce moment peut être l'un des plus stressants. Essayez d'utiliser une technologie qui vous permet de contrôler automatiquement le quorum et de déléguer les fonctions de contrôle d'accès en face à face à votre équipe.
- Début de l'assemblée : il sera très important de contrôler les tours de parole dans la salle et dans la vidéoconférence. Les options "webinaire" des outils de vidéoconférence les plus courants (Zoom, Teams, Chime, etc.) permettent un contrôle optimal de ces situations.
- Vote : assurez-vous que l'outil de vote que vous utilisez s'intègre bien au système de vidéoconférence et qu'il permet de consolider automatiquement et en temps réel les résultats en ligne et sur place.
Choisir la bonne technologie
L'un des principaux défis de l'organisation d'une assemblée hybride est le choix des technologies de vote en ligne et de vidéoconférence. Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir, chacune ayant ses propres avantages et inconvénients. Voici quelques facteurs à prendre en compte lors de la sélection des technologies appropriées pour une assemblée hybride :
- Compatibilité : assurez-vous que les technologies de vote en ligne et de vidéoconférence que vous choisissez sont compatibles avec les appareils et les plateformes utilisés par vos participants.
- Sécurité : choisir des technologies qui offrent des mesures de sécurité élevées pour protéger l'intégrité du processus de vote.
- Facilité d'utilisation : les technologies employées doivent être faciles à utiliser pour les participants, avec des instructions claires et des interfaces simples.
- Évolutivité : si vous prévoyez un grand nombre de participants à l'assemblée hybride, assurez-vous qu'elle est capable de supporter la charge et d'offrir une expérience agréable à tous les participants.
Tester et simuler avant le grand jour
Un bon assemblage hybride ne s'improvise pas. Une fois les outils sélectionnés et les processus définis, il est essentiel de les tester au préalable :
- Simulation de l'ensemble du processus avec des membres de l'équipe ou des personnes extérieures à l'organisation.
- Vérifier que les liens d'accès fonctionnent correctement.
- Veillez à ce que les courriels arrivent dans les boîtes de réception et non dans les spams.
- Tester le vote et la vidéoconférence, y compris l'ouverture des urnes et le calcul du quorum.
Une simulation réaliste vous aidera à repérer les erreurs et à arriver le jour de l'événement l'esprit tranquille et en pleine possession de vos moyens.
Accompagner les participants avec un bon soutien
Pendant l'événement, des questions ou des problèmes peuvent surgir, en particulier parmi les participants en ligne. Une assistance efficace peut faire la différence entre une expérience agréable et une expérience frustrante.
- Préparer une section FAQ dans les envois précédents.
- Mettre en place un canal d'assistance actif (téléphone, WhatsApp ou chat) pendant l'assemblage.
- Elle dispose d'un personnel d'assistance sur site et à distance bien coordonné.
L'expérience de l'électeur ou du membre de l'assemblée doit être fluide, inclusive et sans friction.
Évaluer et améliorer après chaque événement
Une fois l'assemblée terminée, ne mettez pas fin au processus. Faites une évaluation rapide avec votre équipe et, si possible, recueillez les réactions des participants. Posez une question :
- Y a-t-il eu des étapes particulièrement déroutantes ?
- L'accès et le vote ont-ils bien fonctionné ?
- Les horaires prévus ont-ils été respectés ?
- Que souhaiteriez-vous améliorer pour la prochaine assemblée ?
Cette analyse vous permettra d'améliorer et d'optimiser en permanence vos processus internes.
Vous organisez une assemblée hybride et vous avez besoin d'aide ? Contactez-nous et exposez-nous votre cas sans engagement. Nous sommes là pour vous aider.
