Comment organiser une assemblée hybride

Chez Kuorum, cela fait plus de 10 ans que nous aidons des associations, des ordres professionnelles, des clubs sportifs, des coopératives et d’autres organisations à organiser des assemblées hybrides avec succès. Nous savons combien il peut être compliqué de préparer ce type d’événements. C’est pourquoi nous partageons avec toi quelques conseils qui t’aideront à obtenir de meilleurs résultats avec moins d’efforts.

Conçois un processus clair et simple

La communication avec tes participants à l’assemblée est essentielle. Beaucoup d’entre eux n’ont ni le temps ni la motivation de lire toutes les informations concernant l’événement. Il est donc important de synthétiser et de mettre l’accent sur les informations les plus pertinentes: la date et le lieu de l’assemblée, ainsi que les consignes importantes à chaque étape.

Tu dois éviter les courriels trop longs et remplis de jargon juridique. Laisse tout cela pour les documents en pièce jointe et rédige plutôt des messages simples avec un appel clair à l’action. Au début, cela peut sembler compliqué, mais ce sera plus facile si tu réalises d’abord un schéma simple de tout le processus jusqu’au jour de l’événement.

Même si beaucoup de nos clients utilisent des terminologies différentes, la plupart suivent un processus qui comprend une ou plusieurs de ces étapes: 

1. Convocation initial: une erreur fréquente consiste à vouloir donner toutes les informations dès la convocation initiale. Pour l’instant, il suffit simplement d’indiquer les dates des étapes suivantes et les éléments nécessaires pour confirmer la présence ou déléguer son vote.
2. Période de confirmation de présence, de délégation de vote et/ou de vote anticipé: l’essentiel à cette étape est de disposer d’une technologie qui permette de centraliser toutes ces informations sur une seule et même plateforme.
3. Rappel avant l'événement: ce deuxième message est envoyé dans les jours précédant l’assemblée. C’est à ce moment qu’il est le plus pertinent d’expliquer les modalités d’accès à l’événement, aussi bien en présentiel qu’en ligne.
4. Contrôle d'accès: c’est souvent l’un des moments les plus stressants. Essayez de vous appuyer sur une technologie qui vous permette contrôler le quorum de manière automatique et de déléguer les fonctions de contrôle d’accès en présentiel à votre équipe.
5. Début de l'assemblée: il sera très important de bien gérer les tours de parole, à la fois dans la salle et en visioconférence. Les options « webinaire » des outils de visioconférence les plus courants (Zoom, Teams, Chime…) permettent un contrôle optimal de ces situations.
6. Votes: aassurez-vous que l’outil de vote que vous utilisez s’intègre bien avec le système de visioconférence et permette de consolider en temps réel les résultats en ligne et en présentiel de manière automatique.

Choisissez la technologie adéquate

L’un des principaux défis lors de l’organisation d’une assemblée hybride est de choisir les technologies de vote en ligne et de visioconférence adéquates. Il existe de nombreuses options parmi lesquelles choisir, chacune avec ses avantages et ses inconvénients. Voici quelques facteurs à prendre en compte au moment de sélectionner les technologies adaptées pour une assemblée hybride:

• Compatibilité: assurez-vous que les technologies de vote en ligne et de visioconférence que vous choisissez soient compatibles avec les appareils et plateformes utilisés par les participants.
• Sécurité: choisissez des technologies qui offrent des mesures de sécurité élevées afin de protéger l’intégrité du processus de vote.
• Facilité d'utilisation: les technologies que vous utilisez doivent être simples pour les participants, avec des instructions claires et des interfaces intuitives.
• Scalabilité: si vous attendez un grand nombre de participants à l’assemblée hybride, assurez-vous que la technologie choisie puisse supporter la charge et offrir une expérience fluide à tous les participants.

Testez et simulez avant le grand jour

Une bonne assemblée hybride ne s’improvise pas. Une fois les outils sélectionnés et les processus définis, il est essentiel d’effectuer des tests préalables:

• Simulez le processus complet avec des membres de l’équipe ou des personnes extérieures à l’organisation.
• Vérifiez que les liens d’accès fonctionnent correctement.
• Assurez-vous que les e-mails arrivent bien dans les boîtes de réception et non dans le dossier spam.
• Faites des tests de vote et de visioconférence, y compris l’ouverture des urnes et le calcul du quorum.

Une simulation réaliste vous aidera à détecter les erreurs et à arriver le jour de l’événement avec sérénité et maîtrise.

Accompagnez les participants avec un bon support.

Pendant l’événement, des doutes ou des incidents peuvent survenir, en particulier parmi les participants en ligne. Un support efficace peut faire la différence entre une expérience fluide et une expérience frustrante.

• Préparez une section de foire aux questions (FAQ) dans les courriels préalables.
• Mettez en place un canal de support (téléphone, WhatsApp ou chat) actif pendant l’assemblée.
• Comptez sur des personnes de soutien, en présentiel et à distance, bien coordonnées.

L’expérience du votant ou de l’assembléiste doit être fluide, inclusive et sans frictions.

Évaluez et améliorez après chaque événement.

Une fois l’assemblée terminée, ne considérez pas le processus comme clos. Faites une évaluation rapide avec votre équipe et, si possible, recueillez le feedback des participants. Demandez:

• Y a-t-il eu une étape particulièrement confuse?
• Les accès et les votes ont-ils bien fonctionné?
• Les délais prévus ont-ils été respectés?
• Qu’aimeriez-vous améliorer pour la prochaine assemblée?

Cette analyse vous permettra d’améliorer en continu et d’optimiser vos processus internes.

Organisez-vous une assemblée hybride et avez-vous besoin d’aide? Contactez-nous et parlez-nous de votre cas sans engagement. Nous sommes là pour vous aider.